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I primi ordini provenienti da una fabbrica ricevono attenzione. Il rapporto commerciale è nuovo, la fabbrica sta cercando di ottenere un business continuativo e il vostro ordine viene gestito da persone che desiderano fare una buona impressione.
Gli ordini ripetuti — specialmente quelli di piccole dimensioni — spesso ricevono un trattamento diverso. Una fabbrica che già vi ha in portafoglio tratta il vostro ordine ripetuto come un elemento di priorità inferiore rispetto al primo ordine di un nuovo cliente. Si tratta di un calcolo commerciale razionale dal punto di vista della fabbrica, ma rappresenta un rischio significativo per qualità e servizio dal vostro punto di vista.
Approvvigionamento materiali: Il vostro primo ordine potrebbe aver utilizzato il lotto specifico di materiale da cui è stato ricavato il campione approvato. L’ordine ripetuto utilizza un nuovo lotto di materiale, che potrebbe differire per tonalità, sensazione al tatto o peso del rivestimento rispetto all’originale. Se non richiedete una nuova conferma del materiale prima della produzione, accettate tale variazione.
Continuità degli operatori: Gli operatori che hanno realizzato il vostro primo ordine hanno passato ad altri modelli. Gli operatori che stanno realizzando il vostro ordine ripetuto stanno apprendendo la sequenza di costruzione, il che comporta generalmente tassi di difetti più elevati durante la prima settimana di produzione per qualsiasi modello.
Attenzione della direzione: Il vostro account manager e il supervisore della produzione sono concentrati su ordini nuovi o di maggiori dimensioni. Il vostro ordine ripetuto viene eseguito con una supervisione inferiore rispetto a quella ricevuta per l’ordine originale.
Questi fattori non significano che gli ordini ripetuti falliranno — significano semplicemente che gli ordini ripetuti richiedono una gestione proattiva, non un’assunzione passiva del tipo «ormai conoscono il nostro prodotto».
Il rischio più insidioso legato agli ordini ripetuti è la deriva delle specifiche — piccole deviazioni cumulative in ciascun ciclo produttivo successivo, che preso singolarmente sembrano trascurabili, ma che nel complesso generano un prodotto chiaramente diverso rispetto allo standard originariamente approvato.
Ordine 1: specifiche corrette. Ordine 2: finitura dell’anello della cerniera leggermente più chiara. Ordine 3: tessuto esterno di 10 g/m² più leggero rispetto alle specifiche. Ordine 4: nastro della tracolla di 2 mm più stretto rispetto alle specifiche. Ordine 5: l’acquirente nota che il prodotto ha un aspetto diverso rispetto al campione originale approvato.
Rilevare le deviazioni dalle specifiche richiede il confronto di ogni serie produttiva con il campione approvato, non con la serie produttiva precedente. Una deviazione che appare «leggermente diversa rispetto all’ordine precedente» potrebbe invece rappresentare una differenza significativa rispetto lo standard approvato.
Conservare un set sigillato di unità produttive approvate provenienti da ogni prima serie produttiva, come riferimento fisico standard. Durante l’approvazione dei campioni per ordini ripetuti, effettuare il confronto con il set di riferimento sigillato, non con la memoria.
Richiedere un campione TOP (top-of-production) da ogni ordine ripetuto prima di autorizzare l'imballaggio completo. Il campione TOP conferma che la produzione corrisponde allo standard approvato. Una fabbrica che fornisce regolarmente campioni TOP dimostra disciplina produttiva; una fabbrica che si oppone a fornirli segnala un calo del controllo produttivo.
Indicare nell'ordine d'acquisto che lo standard produttivo approvato è il campione di riferimento sigillato datato [data specifica dell'ordine], non le unità prodotte nell'ordine precedente.
Effettuare una ri-verifica della relazione con la fabbrica annualmente per volumi significativi, oppure dopo qualsiasi ordine in cui i tassi di difetti abbiano superato la soglia accettabile. Una ri-verifica non deve necessariamente essere un processo BSCI formale: una visita del compratore, un tour in fabbrica e una revisione della documentazione corrente sul controllo qualità sono sufficienti.
Cambiamenti nelle fabbriche: cambia la proprietà, il personale chiave lascia l’azienda e i processi produttivi si evolvono. Una fabbrica che era un eccellente partner 18 mesi fa potrebbe essere cambiata in modi che influiscono sulla qualità o sull’affidabilità delle consegne. Restare aggiornati richiede una gestione attiva, non un’assunzione passiva.
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