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Os primeiros pedidos feitos a uma fábrica recebem atenção especial. O relacionamento comercial é novo, a fábrica procura garantir negócios contínuos e seu pedido é gerenciado por pessoas que desejam causar boa impressão.
Pedidos de reposição — especialmente os pequenos — frequentemente recebem tratamento diferente. Uma fábrica que já tem seu negócio trata seu pedido de reposição como um item de menor prioridade do que o primeiro pedido de um novo cliente. Trata-se de um cálculo comercial racional do ponto de vista da fábrica, mas representa um risco significativo de qualidade e serviço do seu lado.
Aquisição de materiais: Seu primeiro pedido pode ter utilizado o lote específico de material do qual foi cortada sua amostra aprovada. O pedido de reposição utiliza um novo lote de material, que pode diferir em tonalidade, toque ou peso de revestimento em relação ao original. Ao não solicitar uma nova confirmação de material antes da produção, você aceita essa variação.
Continuidade do operador: Os operadores que produziram seu primeiro pedido passaram para outros modelos. Os operadores que produzem seu pedido repetido estão aprendendo a sequência de montagem, o que normalmente resulta em taxas mais altas de defeitos durante a primeira semana de produção de qualquer modelo.
Atenção da gestão: Seu gerente de contas e seu supervisor de produção estão concentrados em novos pedidos ou em pedidos maiores. Seu pedido repetido é executado com menos supervisão do que recebeu seu pedido original.
Esses fatores não significam que os pedidos repetidos falharão — significam que os pedidos repetidos exigem gestão proativa, não suposição passiva de que "eles já conhecem nosso produto agora".
O risco mais insidioso em pedidos repetidos é a deriva de especificação — desvios pequenos e cumulativos em cada ciclo subsequente de produção, que, isoladamente, parecem insignificantes, mas, em conjunto, resultam em um produto nitidamente diferente do padrão original aprovado.
Pedido 1: especificação correta. Pedido 2: acabamento do puxador do zíper ligeiramente mais claro. Pedido 3: tecido externo 10 g/m² mais leve do que a especificação. Pedido 4: fita da alça 2 mm mais estreita do que a especificação. Pedido 5: o comprador observa que o produto tem aparência diferente da amostra original aprovada.
Detectar desvios nas especificações exige comparar cada lote de produção com a amostra aprovada, e não com o lote de produção anterior. Um desvio que seja "ligeiramente diferente do último pedido" pode representar um desvio significativo em relação ao padrão aprovado.
Mantenha um conjunto lacrado de unidades produzidas aprovadas de cada primeira produção como referência física padrão. Ao aprovar amostras de pedidos repetidos, compare-as com o conjunto de referência lacrado, e não com a memória.
Solicite uma amostra TOP (top-of-production) de cada pedido repetido antes de autorizar a embalagem completa. A amostra TOP confirma que a produção corresponde ao padrão aprovado. Uma fábrica que fornece amostras TOP rotineiramente demonstra disciplina na produção; uma fábrica que resiste em fornecê-las sinaliza uma redução na supervisão da produção.
Especifique em seu pedido de compra que o padrão aprovado para a produção é a amostra de referência lacrada da [data específica do pedido], e não as unidades produzidas no pedido anterior.
Reaudite anualmente sua relação com a fábrica para volumes significativos, ou após qualquer pedido em que as taxas de defeitos tenham excedido seu limiar aceitável. Uma reauditoria não precisa ser um processo formal BSCI — uma visita do comprador, uma visita às instalações da fábrica e uma revisão da documentação atual de controle de qualidade são suficientes.
Mudanças nas fábricas: mudanças na propriedade, saída de pessoal-chave, evolução dos processos produtivos. Uma fábrica que era um excelente parceiro há 18 meses pode ter sofrido alterações que afetam sua qualidade ou confiabilidade na entrega. Manter-se atualizado exige gestão ativa, não suposição passiva.
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