מה שרכשי המחלקה להטמעה והתחזוקה של מערכות מידע צריכים לדעת בעת רכישת תיקי גב למחשב נייד בכמויות גדולות

הרכישה בתחום ה-IT שונה מהרכישה הארגונית הכללית

כאשר מחלקת ה-IT מזמינה תיקי מחשבים ניידים — כחלק מתהליך מסירת המחשבים לעובדים, תכניות ניהול ההתקנים או הפצת נכסים של ה-IT — דרישות הרכישה משקפות דאגות ספציפיות ל-IT שדרישות הרכישה הכללית לא מתייחסות אליהן.

מחלקת ה-IT מודאגת להגנה על ההתקנים, תכונות ניהול נכסים, הסטנדרטיזציה למערכת מעקב אחר התיקונים וההתאמה לסוגי המחשבים הניידים הנמצאים באחזרת הארגון. רכישת תיק ללא התחשבות בדרישות אלו יוצרת מוצר שמפריע לתהליכי העבודה של ה-IT במקום לתמוך בהם.

התאמה להתקנים: יש לקבל את הממדים הנכונים

מחלקת ה-IT יודעת בדיוק אילו דגמים של מחשבים ניידים היא מפיצה — Dell Latitude, Lenovo ThinkPad, Apple MacBook Pro, HP EliteBook. לכל דגם יש ממדים חיצוניים ספציפיים שקובעים האם הוא ייכנס לתיק המחשב הנייד.

לפני שמיינים תיק, יש לאסוף את הממדים המדויקים (אורך × רוחב × עובי) של כל דגם מחשב נייד בפלייט. יש לציין את הממדים הפנימיים של תאי המחשב הנייד כדי לקלוט את הדגם הגדול ביותר עם רווח של 10–15 מ״מ בכל ממד (רווח להכנסה והוצאת המכשיר עם כיסוי הגנה).

לארגונים עם פלייט מעורב: תא מתאים למחשב נייד בגודל 16 אינץ׳ (רוחב פנימי של לפחות 285 מ״מ) מספק מקום לרוב דגמי המחשבים הניידים הארגוניים שמיוצרים כרגע, כולל מכונות ווינדוס בגודל 15.6 אינץ׳ ו־MacBook Pro בגודל 16 אינץ׳.

תקנים להגנת המכשירים

ציוד טכנולוגיה מידע מייצג ערך נכס משמעותי. התיק הספורטיבי למחשב נייד שמגן עליו חייב לעמוד בתקן הגנה מינימלי שמתאים לערך זה.

לציין: תא מיוחד למחשב נייד (לא שרוול משותף), ריפוד מינימלי של 10 מ"מ מספוג בצפיפות של 30 ק"ג למטר מעוקב לפחות על כל ארבעת הקירות הפנימיים, עיצוב תא צף (התא לא ממשיך עד לבסיס התיק), וסגירה באמצעות ולקרו או סגירת אבזם כדי לקבוע את המחשב הנייד בתוך השרוול.

לארגונים שמפיצים ציוד متخصص בעל ערך גבוה (תחנות עבודה גרפיות, מכשירי מדידה, מחשבים לשימוש בשטח) – יש לשקול לציין ריפוד מספוג זיכרון לתא המחשב הנייד; הוא מתאים לצורת המכשיר ומספק בלימת מכות מעולה עבור ציוד בעל צורה לא סדירה.

תכונות לסימון נכסים ולניהולם

ניהול נכסים ב-IT דורש מעקב אחר הציוד לפי מספר סדרתי ותג נכס. תיק גב למחשב נייד שמתפלג יחד עם ציוד IT חייב לתמוך בזרימת העבודה של ניהול הנכסים.

לציין: כיס חלון מזהה ברור (שאפשר לגשת אליו לסריקת תג נכסים ללא צורך להוציא את התיק מהתחנה לסריקה), כיס ריתום פנימי לתיעוד הנכס (כרטיסי מספר סידורי, מסמכי אחריות) וכמו כן, אם אפשר, מספר סידורי ייחודי של התיק או קוד QR (מרוטש או מודפס) שמקשר את התיק למחשב הנייד המשויך לו במערכת ניהול הנכסים.

ארגונים מסוימים משתמשים בתיק עצמו כחלק מרשומה של הנכס — צילום התיק והמחשב הנייד יחדיו בעת הגדרת הציוד יוצר רשומה חזותית שמאפשרת לעזרה בהחזרים ובבקרות.

תאימות וגודל

מחלקות טכנולוגיה מידע שרכשות בקנה מידה ארגוני נהנות מתאימות התיקים — مواחדת מפרט יחיד שנקנית בכמות מספקת כדי להבטיח איכות אחידה, מחירים מועדפים ומصدر אספקה מהימן.

בעת קביעת תיקיית IT סטנדרטית, יש לבחור תצורה שמתאימה לטווח המלא של דגמי הלפטופים הנוכחיים והצפויים ברכבת הרכבים, שניתן להזמין מחדש מהספק אותו בكمויות קטנות יותר להחלפות, זמינה בצבע נייטרלי המתאים לסביבת עבודה מקצועית, ומאפייני החומר והחומרה שלה תומכים בתוחלת חיים של 3–4 שנים, בהתאם למחזור ההחלפה הסטנדרטי של הלפטופים.

הכלה של רכישת תיקיות חלופיות בתכנון מחזור החיים של הלפטופים — כולל תקציב להחלפת התיקיות לאחר שנתיים כחלק מהעלות הכוללת בעלות — מונעת את הרכישה באחרונה-minute שמביאה לתוצאות לא עקביות.