Batohy na notebooky pro firemní nákupy: průvodce pro kupujícího

Zakázku na 1 800 batohů pro notebooky nám zaslal zakázkový manažer evropské logistické skupiny ve formě 14stránkového dokumentu. Na straně 9 byla uvedena barva loga vyšitého podle systému Pantone 2965C. Na straně 11 bylo požadováno doručení do čtyř skladů ve třech zemích v pevně stanoveném pětidenním termínu. Na straně 14 bylo stanoveno splacení za 90 dní od data faktury. My jsme předložili cenovou nabídku. Většina továren ne, a tento rozdíl vypovídá o většině toho, co je pro tento kanál rozhodující.

Korporátní programy batohů pro notebooky nejsou běžné obchodní objednávky s přidaným logem. Založeny jsou na dokumentech, schvalovacích procesech a kalendářních povinnostech, které jsou pevně stanoveny ještě před tím, než se vůbec začne diskutovat o látce.

Co korporátní kupující uvádějí v zadávací dokumentaci

Vážná zadávací dokumentace je obsahově náročná a její důkladné prostudování vám ukáže, zda je zakázka vůbec získatelná.

Typický obsah:

Číslo zakázky, termín podání nabídek a požadovaný formát – často nahrání do elektronického portálu místo odeslání e-mailem

Specifikace výrobku včetně tolerancí: kapacita v litrech, rozměry oddílu pro notebook, horní hranice hmotnosti v gramech

Požadavky na materiál uvedené názvem, například plášť z balistického nylonu 1680D s výstelkou z polyesteru 210D

Povinné certifikace, obvykle soulad s nařízením REACH pro subjekty v EU a soulad s CPSIA pro subjekty v USA

Specifikace loga včetně odkazu na systém Pantone, nákresu umístění a maximálních rozměrů

Časové okno dodání s uvedeným Incotermem, nejčastěji DAP do distribučního centra

Platební podmínky, sankční ustanovení a záruční doba

Seznam dokumentace zahrnující zkušební protokoly, formát seznamu balení a prohlášení o původu zboží

Specifikace obvykle obsahuje jeden řádek, který eliminuje většinu dodavatelů. Nejčastějším kritériem je hmotnost. 25l laptopový batoh s vyztuženou zadní deskou, kapsou pro vozítko a zipy YKK má hmotnost přibližně 1,15 kg až 1,25 kg při použití materiálu 1680D. Pokud je v zadávací dokumentaci hmotnost omezena na 1,0 kg, požaduje se tenčí pěnový materiál, lehčí plášť nebo méně kovových dílů; zakázka musí být před uzavřením smlouvy písemně upřesněna, aby bylo jasné, jaké kompromisy kupující přijímá – nikoli až po dodání.

Schválení loga trvá déle než prodejní cyklus.

V maloobchodě schvaluje logo jediný merchandiser. V korporátních nákupních procesech se ho dotkne čtyři až šest lidí a každý z nich může objednávku zastavit.

Tento proces obvykle probíhá následovně: soubor s grafikou loga spravuje značka nebo marketing, dodržení smluvních podmínek je v kompetenci nákupu, právní oddělení kontroluje licenci na ochrannou známku a práva týkající se územního rozsahu a u větších skupin také tým zabývající se udržitelností nebo CSR posuzuje tvrzení týkající se materiálů a balení. Veřejní zakázky mohou navíc vyžadovat dodržení stálé rámcové dohody.

Společnost Tianqin považuje schválení korporátního loga za postupný proces. Zasíláme důkazní vzorek loga s přesným odkazem na barvu Pantone, barvou nitě v případě vyšívání, hustotou stehů (počet stehů na cm) a rozměrovým výkresem umístění loga na konkrétním panelu. Kupující tento důkaz podepíše. Hromadnou výrobu nezahajujeme na základě ústního souhlasu, protože ústní souhlas patří jedné osobě, zatímco smlouva patří společnosti.

Dvě kola revize grafiky jsou běžná. Tři kola obvykle znamenají, že soubor dorazil bez vektorové grafiky nebo že umístění koliduje se švem či ochranou zipu, a upřímnou odpovědí je, že vzorek je třeba znovu vyrobit. Tuto informaci sdělujeme ve druhém kole místo ve čtvrtém.

Přesně stanovená okna dodání a sankční ustanovení spojená s nimi

Dodávky pro podnikové klienty jsou vázány na události: prodejní konferenci, skupinu nových zaměstnanců, schůzku dealerů nebo roční distribuci. Okno dodání není pouze preferencí.

Ustanovení, která se opakovaně objevují:

Dodání do 45 až 60 dnů od výkupního příkazu do jmenovaného skladu

Sankce za opoždění ve výši 0,5 až 1 % hodnoty objednávky za týden

Strop sankcí mezi 10 a 15 % hodnoty smlouvy

Právo zrušit nezaplacenou část objednávky po stanovené době zpoždění

Rozdělená dodávka do více lokalit, každá s vlastním dohodnutým termínem

Zde se čínský nový rok mění z plánovací nepohodlnosti na smluvní riziko. Naše továrna je kvůli svátku uzavřená přibližně tři týdny a týdny před uzavřením jsou nejzatíženější celoročně. Objednávka podepsaná na začátku ledna se dodací lhůtou 45 dní není pro individuální program realizovatelná. To sdělujeme již ve fázi cenové nabídky. Stojí nás to objednávek, ale zároveň chrání obě strany před nároky, které nikdo nemůže vyhrát.

Proč uvádíme časové okno místo konkrétního data

Uvádíme výrobní okno v pracovních dnech spolu s odhadem dopravy a poté dohodneme dodací datum s dvoutýdenním rezervním časovým pásmem uvnitř nabídkového okna. Kupující, kteří si rezervují poslední možný den okna, jsou obvykle ti, kteří nakonec podávají nároky na sankce proti vlastnímu harmonogramu.

Fakturace, platební podmínky a registrace dodavatele

Obchodní podmínky firemního nákupu jsou přísnější než v maloobchodě a jen zřídka podléhají vyjednávání.

Velké zakazovatele obvykle vyžadují registraci dodavatele ještě před vydáním objednávky. To zahrnuje obchodní licenci, ověření bankovního účtu, daňovou registraci, pojistné osvědčení a někdy i zprávu o auditu výrobního závodu. Samotný proces může trvat 3 až 6 týdnů a probíhá paralelně s žádnou jinou činností, pokud jej neprovede někdo konkrétní.

Očekávání ohledně plateb se liší podle regionu. Americké korporace často požadují splatnost netto 45 až netto 60 dní. Orgány veřejné správy v EU mohou mít splatnost 60 nebo 90 dní, přičemž v zemích jako je Itálie platí povinnost elektronické fakturace. Čínské továrny obvykle pracují s 30procentní zálohou a 70procentním zúčtováním proti kopii lodního listu u první objednávky, poté zvažují podmínky otevřeného účtu po dvou nebo třech bezproblémových cyklech.

Upřímné omezení: jsme výrobce, nikoli banka. Nemůžeme financovat pohledávku splatnou za 90 dní u první objednávky ve výši 2 000 kusů. Co však můžeme udělat, je takové nastavení zálohové a zbytkové platby, aby se peněžní cyklus kupujícího a náš cyklus nákupu materiálu rozumně překrývaly, a toto uspořádání zahrnout do smlouvy místo do e-mailu.

Dokumentace je druhou polovinou problému fakturace. Obchodní dodávka obvykle vyžaduje obchodní fakturu s číslem objednávky kupujícího, samostatný balíčkovací list pro každé skladové zařízení, prohlášení o původu na správném formuláři a zprávy o zkouškách vyhotovené pro danou šarži, nikoli pro model. Tyto dokumenty shromažďujeme do jednoho souboru a zasíláme je spolu s upozorněním na expedici, neboť dokument dorazivší tři dny po kontejneru je dokument, který dorazí příliš pozdě pro plánované převzetí zboží.

Faktury musí také odpovídat systému dodavatele pro účetnictví závazků. Nesprávné číslo objednávky, chybějící kód dodavatele nebo chybějící DIČ způsobí odmítnutí faktury; odmítnutí prodlouží dobu platby o dva týdny bez ohledu na to, co bylo dodáno.

Kontrolní seznam odpovědi na výzvu k podání nabídky

Než pošlete nabídku nebo přijmete cenovou nabídku na program firemních batohů pro notebooky, ujistěte se písemně, že jsou splněny všechny následující body:

Každý povinný certifikát uveden s číslem zprávy a datem

Hmotnost a rozměry ověřeny proti toleranci uvedené ve výzvě k podání nabídky

Vzor loga podepsaný majitelem značky s odkazem na barvu Pantone

Dodací lhůta propojená s prázdninami v továrně a dopravním plánem

Incoterm a určené místo dodání pro každé skladové zařízení

Maximální výše sankcí je známa a zahrnuta do nabídky

Platební podmínky potvrzeny finančním týmem továrny, nikoli prodejním týmem

Dokumenty k registraci dodavatele jsou připraveny před datem objednávky.

Doba záruky a postup uplatnění nároku jsou uvedeny v smlouvě.

Dostupnost náhradních dílů je uvedena pro popruhy, sponky a zipové táhla.

Chybějící položka na tomto seznamu představuje riziko, které jste nezahrnuli do ceny.

Zahajte výrobu vzorku ještě před uzavřením výběrového řízení.

Korporátní programy odměňují přípravu. Zakázky získávají obvykle ti kupující, kteří mají fyzický vzorek a podepsanou specifikaci hmotnosti ještě před zveřejněním výběrového řízení, což jim umožňuje odpovídat na technické otázky v rámci nabídky místo až po udělení zakázky.

Společnost Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd vyvíjí OEM a ODM taškové programy již 17 let, exportuje do více než 50 zemí a provádí 3D vzorkování ještě před výrobou nástrojů. Zprávy o testování SGS pro materiály máme k dispozici na vyžádání a cenové nabídky uvádíme v pracovních dnech, nikoli ve vágních týdnech.

Pošlete svou specifikaci výběrového řízení nebo soubor s logem na adresu [email protected] nebo navštivte www.tianqinbag.com . Zpětně poskytneme cenovou nabídku a plán vzorkování do 7 až 15 pracovních dnů a jasně vám oznámíme, pokud nelze dodržet stanovené časové okno dodání.