EN
Pracownik zakupów w europejskiej grupie logistycznej przesłał nam 14-stronicowy dokument przetargowy na dostawę 1800 plecaków do laptopów. Na stronie 9 określono kolor logo wyhaftowanego – Pantone 2965C. Na stronie 11 wymagano dostawy do czterech magazynów w trzech krajach w ściśle określonym oknie pięciodniowym. Na stronie 14 przewidziano termin płatności – 90 dni od daty wystawienia faktury. Przygotowaliśmy ofertę. Większość fabryk jej nie przygotowała, a ta różnica mówi najwięcej o istotnych cechach tego kanału.
Programy korporacyjne plecaków do laptopów nie są zamówieniami detalicznymi z dodanym logiem. Opierają się na dokumentach, łańcuchach decyzyjnych i zobowiązań kalendarzowych ustalonych zanim ktoś zacznie mówić o materiale.
Co zakupujący korporacyjni umieszczają w dokumencie przetargowym
Poważny dokument przetargowy jest szczegółowy, a jego właściwe przeczytanie pozwala ocenić, czy zamówienie da się zdobyć.
Typowa zawartość:
Numer referencyjny, termin składania ofert i format – często przesyłanie przez portal, a nie e-mail
Specyfikacja produktu z dopuszczalnymi odchyleniami: pojemność w litrach, wymiary przedziału na laptopa, maksymalna masa w gramach
Wymagania materiałowe podane z nazwy, na przykład powłoka z nylonu balistycznego 1680D z podszewką z poliestru 210D
Obowiązkowe certyfikaty, zwykle zgodność z REACH dla podmiotów z UE oraz z CPSIA dla podmiotów z USA
Specyfikacja logotypu z odniesieniem do koloru Pantone, rysunkiem umiejscowienia oraz maksymalnymi wymiarami
Okres dostawy z określonym incotermem, najczęściej DAP do centrum dystrybucji
Warunki płatności, postanowienia karne oraz okres gwarancji
Lista dokumentów obejmująca raporty testowe, format listy pakowanej oraz oświadczenie o kraju pochodzenia
Specyfikacja zwykle zawiera jeden punkt eliminujący większość dostawców. Najczęstszym jest waga. Plecak laptopowy o pojemności 25 L z amortyzowaną tylną częścią, kieszenią na trolle i zamekmi YKK waży zwykle od 1,15 kg do 1,25 kg przy użyciu materiału 1680D. Jeśli w ogłoszeniu przetargowym górny limit wagi wynosi 1,0 kg, oczekuje się od dostawcy zastosowania cieńszej pianki, lżejszej powłoki lub mniejszej ilości elementów metalowych; kupujący musi znać wybór kompromisu, który akceptuje, i potwierdzić go pisemnie przed przyznaniem zamówienia, a nie po dostawie.
Ciąg zatwierdzania logo jest dłuższy niż cykl sprzedaży
W handlu detalicznym jedna osoba odpowiedzialna za asortyment zatwierdza logo. W zakupach korporacyjnych za zatwierdzenie odpowiada od czterech do sześciu osób, a każda z nich może zatrzymać zamówienie.
Typowy przebieg tego procesu wygląda następująco: dział marki lub marketingu posiada plik graficzny, dział zakupów odpowiada za zgodność umowną, dział prawny sprawdza licencję na znak towarowy oraz prawa terytorialne, a w większych organizacjach zespół ds. zrównoważonego rozwoju lub CSR ocenia stwierdzenia dotyczące materiałów i opakowań. Zamawiający z sektora publicznego mogą dodatkowo wymagać przestrzegania obowiązującej umowy ramowej.
W Tianqin traktujemy zatwierdzanie logo korporacyjnego jako proces etapowy. Przesyłamy próbę logo zawierającą dokładny numer koloru Pantone, kolor nici w przypadku haftu, gęstość szwów wyrażoną w szwach na centymetr oraz rysunek z wymiarami naniesiony na rzeczywistą powierzchnię elementu. Klient podpisuje tę próbę. Nie uruchamiamy produkcji masowej na podstawie ustnej zgody, ponieważ ustna zgoda dotyczy jednej osoby, podczas gdy umowa wiąże całą firmę.
Dwie rundy korekt grafiki są normalne. Trzy rundy zwykle oznaczają, że plik został przesłany bez grafiki wektorowej lub umiejscowienie nadruku koliduje z szwem lub osłoną zameczka – w takim przypadku uczciwą odpowiedzią jest konieczność ponownego wykonania próbki. Informujemy o tym w drugiej, a nie w czwartej rundzie.
Stałe okna dostaw i klauzule karne związane z nimi
Dostawy korporacyjne są powiązane z wydarzeniami: konferencją sprzedażową, szkoleniem nowych pracowników, spotkaniem dystrybutorów lub rocznym rozdziałem towarów. Okno dostawy nie jest preferencją.
Klauzule, które pojawiają się wielokrotnie:
Dostawa w ciągu 45–60 dni od złożenia zamówienia do określonego magazynu
Kara za opóźnienie w wysokości 0,5–1 procenta wartości zamówienia za każdy tydzień
Ograniczenie całkowitych kar do 10–15 procent wartości umowy
Prawo do anulowania nieuregulowanego salda po upływie ustalonego okresu opóźnienia
Dostawa rozdzielona na różne lokalizacje, każda z osobnym terminem umówionym
To jest moment, w którym chiński Nowy Rok staje się ryzykiem umownym, a nie tylko utrudnieniem w planowaniu. Nasza fabryka jest zamknięta przez około trzy tygodnie w okresie świąt, a tygodnie bezpośrednio poprzedzające zamknięcie są najbardziej obciążone w ciągu roku. Zamówienie zakupowe podpisane na początku stycznia z klauzulą dostawy w ciągu 45 dni jest nierealistyczne w przypadku programu niestandardowego. Informujemy o tym już na etapie przygotowania oferty. Kosztuje nas to zamówienia, ale chroni obie strony przed roszczeniami, które nikt nie może wygrać.
Dlaczego podajemy okres, a nie konkretną datę
Podajemy okres produkcji w dniach roboczych oraz szacunkowy termin wysyłki, po czym uzgadniamy datę dostawy z dwutygodniowym buforem w ramach okresu przetargowego. Zamawiający, którzy rezerwują ostatni możliwy dzień w tym okresie, najczęściej są także tymi, którzy później składają roszczenia karne związane z własnym harmonogramem.
Fakturacja, warunki płatności i rejestracja dostawcy
Warunki handlowe w korporacyjnych zakupach są surowsze niż w sprzedaży detalicznej i rzadko podlegają negocjacjom.
Duże zakupujące zwykle wymagają rejestracji dostawcy przed wydaniem zamówienia zakupowego. Oznacza to konieczność przedstawienia licencji na prowadzenie działalności gospodarczej, weryfikacji konta bankowego, rejestracji podatkowej, certyfikatów ubezpieczeniowych oraz czasem raportu z audytu fabryki. Sam proces może trwać od 3 do 6 tygodni i przebiega równolegle z niczym innym, chyba że ktoś go aktywnie nadzoruje.
Oczekiwania dotyczące terminów płatności różnią się w zależności od regionu. Amerykańskie korporacje często żądają warunków netto 45–60. Organizacje sektora publicznego w UE mogą stosować terminy do 60 lub 90 dni, przy obowiązku wystawiania faktur elektronicznych w krajach takich jak Włochy. Chińskie fabryki zwykle wymagają zaliczki w wysokości 30 procent oraz zapłaty pozostałych 70 procent po otrzymaniu kopii listu przewozowego morskiego (B/L) przy pierwszym zamówieniu, a po dwóch lub trzech bezbłędnych cyklach rozważają warunki sprzedaży na otwartym koncie.
Szczera ograniczność: jesteśmy producentem, nie bankiem. Nie możemy finansować należności o terminie płatności 90 dni dla pierwszego zamówienia na 2000 sztuk. Możemy jednak tak ustalić wysokość zaliczki i pozostałej kwoty, aby cykl gotówkowy kupującego pokrywał się w rozsądny sposób z naszym cyklem zakupu materiałów, a tę umowę zawrzeć w kontrakcie, a nie w wiadomości e-mail.
Dokumentacja stanowi drugą połowę problemu z fakturami. Przesyłka korporacyjna zwykle wymaga faktury handlowej zawierającej numer zamówienia kupującego (PO), osobnej listy pakowanej dla każdego magazynu, oświadczenia o pochodzeniu na odpowiednim formularzu oraz raportów z badań przypisanych do konkretnej partii, a nie do modelu. Kompletujemy te dokumenty w jednym pliku i wysyłamy je razem z powiadomieniem o wysyłce, ponieważ dokument przybywający trzy dni po kontenerze jest dokumentem przybywającym zbyt późno na zaplanowaną odbiór.
Faktury muszą również być zgodne z systemem księgowości odbiorcy. Nieprawidłowy numer zamówienia (PO), brak kodu dostawcy lub brak numeru VAT skutkuje odrzuceniem faktury, a odrzucenie wydłuża termin płatności o dwa tygodnie – niezależnie od tego, co dotyczyło dostarczonych towarów.
Lista kontrolna odpowiedzi na przetarg
Zanim złożysz ofertę lub zaakceptujesz wycenę w ramach programu plecaków na laptopy korporacyjne, upewnij się, że każda z poniższych kwestii została pisemnie wyjaśniona:
Każde obowiązkowe certyfikaty wymienione razem z numerem raportu i datą
Waga i wymiary zweryfikowane pod kątem dopuszczalnych odchyleń określonych w przetargu
Próba logotypu podpisana przez właściciela marki z podaniem referencji Pantone
Okres dostawy uwzględniający święta fabryczne oraz harmonogram przewozu
Warunki Incoterms oraz określony punkt dostawy dla każdego magazynu
Maksymalna wysokość kar została zrozumiana i uwzględniona w ofercie cenowej
Warunki płatności potwierdzone przez zespół finansowy fabryki, a nie przez dział sprzedaży
Dokumenty rejestracji dostawcy gotowe przed datą zamówienia zakupowego
Okres gwarancji i procedura składania roszczeń zawarte w umowie
Dostępność części zamiennych określona dla pasków, klamerek i zamków błyskawicznych
Brakujący element na tej liście stanowi ryzyko, którego nie uwzględniłeś w wycenie.
Rozpocznij produkcję próbek przed zamknięciem przetargu
Programy korporacyjne nagradzają przygotowanie. Zamawiający, którzy wygrywają te kontrakty, zwykle posiadają fizyczną próbkę oraz podpisany dokument określający specyfikację masy jeszcze przed opublikowaniem przetargu, co pozwala im odpowiadać na pytania techniczne w ramach oferty, a nie dopiero po przyznaniu zamówienia.
Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. realizuje programy OEM i ODM dla toreb przez 17 lat, eksportuje do ponad 50 krajów oraz wykonuje próbki 3D przed rozpoczęciem produkcji narzędzi. Raporty testowe SGS dotyczące materiałów są dostępne na żądanie, a oferty cenowe podajemy w dniach roboczych, a nie w nieprecyzyjnych tygodniach.
Wyślij swoją specyfikację przetargową lub plik z logo na adres [email protected] lub odwiedź www.tianqinbag.com przygotowujemy wycenę oraz plan pobierania próbek w ciągu 7–15 dni roboczych; w przypadku niemożności przestrzegania zaplanowanego okresu dostawy poinformujemy o tym jasno.
Gorące wiadomości
