Kannettavan tietokoneen selkäreppujen ostaminen yrityskäytössä: ostajan opas

Eurooppalaisen logistiikkaryhmän hankintapäällikkö lähetti meille 14-sivuisen tarjouspyyntödokumentin 1 800 kannettavan tietokoneen selkävarsiin. Sivulla 9 määriteltiin, että ompelun logo on Pantone 2965C -väriä. Sivulla 11 vaadittiin toimitus neljään varastoon kolmessa eri maassa tarkasti määritellyn viiden päivän aikana. Sivulla 14 vaadittiin maksu 90 päivän kuluttua laskun päivämäärästä. Tarjoamme. Useimmat tehtaat eivät tarjonnut, ja tämä ero kertoo sinulle suurimman osan siitä, mikä tässä kanavassa todella merkitsee.

Yritysten kannettavan tietokoneen selkävarret eivät ole vähittäiskaupan tilauksia, joihin on lisätty logo. Ne perustuvat asiakirjoihin, hyväksyntäketjuihin ja kalenteripohjaisiin velvoitteisiin, jotka ovat jo kiinnitetty ennen kuin kukaan edes mainitsee kankaan.

Mitä yritysten ostajat sisällyttävät tarjouspyyntödokumenttiin

Tieteellinen tarjouspyyntö on tiukka, ja sen oikea lukeminen kertoo sinulle, voiko tilaus olla voitettavissa.

Tyypillistä sisältöä:

Viitenumero, tarjouksen palautuspäivämäärä ja muoto, usein portaalilataus sähköpostin sijaan

Tuotespesifikaatio toleransseineen: kapasiteetti litroina, kannettavan tietokoneen lokeroon sopivat mitat, painoraja grammoina

Materiaalivaatimukset nimettyinä, esimerkiksi 1680D:n ballistinen nylonkuoren ja 210D:n polyesteringin sisäpuoli

Pakolliset sertifikaatit, yleensä REACH-sääntelyn noudattaminen EU:n toimijoille ja CPSIA Yhdysvalloissa toimiville toimijoille

Logon määrittely Pantone-viitteellä, sijoitustekninen piirros ja enimmäismitat

Toimitusaikaikkuna nimetyn Incoterm-termin kanssa, yleensä DAP jakelukeskukseen

Maksuehdot, sakkoja koskevat klausulit ja takuuaika

Dokumenttiluettelo, joka kattaa testiraportit, pakkausluettelomuodon ja alkuperämaan ilmoituksen

Spesifikaatiossa on yleensä yksi lause, joka sulkee pois suurimman osan toimittajista. Paino on yleisin tällainen kriteeri. 25 litran kannettavan tietokoneen selkäreppu, jossa on pehmeä selkälevy, pyöräkuljetuslaite ja YKK-ketjunvedin, painaa 1680D-materiaalilla noin 1,15–1,25 kg. Jos tarjouspyynnössä painoraja on 1,0 kg, sinulta vaaditaan ohuempi vaahtomuovi, kevyempi kuori tai vähemmän metalliosia, ja ostajan on tiedettävä kirjallisesti, mikä kompromissi tehdään – ennen sopimuksen myöntämistä, ei toimituksen jälkeen.

Logon hyväksymisprosessi on pidempi kuin myyntisykli

Vähittäiskaupassa yksi tuotemerkintäasiantuntija hyväksyy logon. Yritysostoksissa neljästä kuuteen henkilöön kohdistuu vaikutusta ja kuka tahansa heistä voi pysäyttää tilauksen.

Prosessi etenee yleensä seuraavasti: brändi tai markkinointi omistaa graafisen tiedoston, hankinnat vastaavat sopimusmukaisuudesta, oikeusosasto tarkistaa tavaramerkkiluvan ja alueelliset oikeudet, ja suuremmissa yrityksissä kestävyys- tai CSR-tiimi tarkistaa materiaali- ja pakkausväitteet. Julkisen sektorin ostajat voivat lisätä prosessiin vakiosopimusvaatimuksen.

Tianqinissa käsittelemme yrityslogon hyväksymistä vaiheittaisena prosessina. Toimitamme logon näytteen, jossa on tarkka Pantone-viite, jos valitaan ompelu, silloin langan väri ja ompelutiukkuus (ompelua senttimetrillä), sekä mittakaavallinen piirros todellisesta paneelista. Ostaja allekirjoittaa näytteen. Emme aloita sarjatuotantoa suullisella hyväksynnällä, koska suullinen hyväksyntä kuuluu yhdelle henkilölle, kun taas sopimus kuuluu yritykselle.

Kahden kierroksen taideteoksen tarkistus on normaalia. Kolme kierrosta tarkoittaa yleensä, että tiedosto saapui ilman vektorimuotoista taidetta tai että sijoitus törmää saumaa tai zip-suojaa vasten, ja rehellinen vastaus on, että näyte on tehtävä uudelleen. Ilmoitamme tästä toisella kierroksella eikä neljännellä.

Kiinteät toimitusaikavälit ja niiden takana olevat sakkoehdot

Yritystoimitukset liittyvät tapahtumiin: myyntikonferenssiin, uusien työntekijöiden perehdytystapaamiseen, jälleenmyyjätapaamiseen tai vuoden lopun jakeluun. Aikaväli ei ole vain mielipide.

Ehdot, joita kohtaamme toistuvasti:

Toimitus 45–60 päivän sisällä tilausvahvistuksesta nimettyyn varastoon

Myöhästymissakko 0,5–1 prosenttia tilauksen arvosta viikossa

Sakkojen enimmäismäärä 10–15 prosenttia sopimuksen arvosta

Oikeus peruuttaa jäljellä oleva saldo määritellyn viivästymisen jälkeen

Jakotoimitus useisiin paikkoihin, joista jokaisella on oma ajanvaraus

Tässä kiinalainen uuden vuoden juhla muuttuu sopimusriskeksi eikä ainoastaan aikataululliseksi hankaluudeksi. Tehtaallemme on lomaa noin kolme viikkoa juhlan ympärillä, ja sulkemisen edelliset viikot ovat vuoden ruuhkaisimpia. Tilaus, joka allekirjoitetaan tammikuun alussa ja jossa on 45 päivän toimitusaika, ei ole saavutettavissa räätälöidyssä ohjelmassa. Ilmoitamme tämän tarjousvaiheessa. Tämä kustannuttaa meitä tilauksia, mutta suojelee molempia osapuolia vaatimukselta, jota kukaan ei voisi voittaa.

Miksi annamme aikavälin eikä tarkkaa päivämäärää

Tarjoamme tuotantoaikavälin työpäivinä sekä arvion kuljetuksesta ja sopimme toimituspäivästä kahden viikon varalla tarjousaikavälin sisällä. Ostajat, jotka varaa viimeisen mahdollisen päivän aikaväliltä, ovat yleensä ne ostajat, jotka lopulta esittävät sakkoja omasta aikataulustaan.

Laskutus, maksuehdot ja toimittajan rekisteröinti

Kaupallisissa hankinnoissa yrityksille sovelletaan tiukempia ehtoja kuin vähittäiskaupassa, eikä niitä yleensä voida neuvotella.

Suuret ostajat vaativat yleensä toimittajan rekisteröintiä ennen tilausvahvistuksen antamista. Tämä tarkoittaa liikekirjaa, pankkitilin vahvistusta, verorekisteröintiä, vakuutustodistuksia ja joskus tehdästarkastusraporttia. Itse prosessi voi kestää 3–6 viikkoa, eikä siihen liity mitään muuta rinnakkaisprosessia, ellei joku ohjaa sitä.

Maksuodotukset vaihtelevat alueittain. Yhdysvalloissa yritykset pyytävät yleensä netto-45–netto-60 -maksuaika-aikaa. EU:n julkisen sektorin toimielimet voivat käyttää 60 tai 90 päivän maksuaikoja, ja joissakin maissa, kuten Italiassa, on sähköisen laskuttamisen pakollisuus. Kiinalaiset tehtaat toimivat yleensä 30 prosentin esimaksulla ja 70 prosentilla lähettötodistuksen kopion perusteella ensimmäisellä tilauksella, jonka jälkeen avoimen tilin ehdot voidaan harkita kahden tai kolmen virheettömän jakson jälkeen.

Rehellinen rajoitus: olemme valmistaja, emmekä pankki. Emme voi rahoittaa 90 päivän saamista ensimmäisestä tilauksesta, joka on 2 000 yksikköä. Mitä voimme tehdä, on järjestää ennakkomaksu ja jäljellä oleva maksu siten, että ostajan kassasiklus ja meidän materiaalien ostosiklus päällekkäin loogisella tavalla, ja sisällyttää tämä järjestely sopimukseen eikä sähköpostiin.

Dokumentointi on toinen puoli laskuun liittyvää ongelmaa. Yrityksen lähetykseen kuuluu yleensä kaupallinen lasku, jossa on ostajan tilausnumero (PO-number), erillinen pakkauslista jokaiselle varastolle, alkuperän ilmoitus oikeassa lomakkeessa sekä testiraportit, jotka liitetään eräkohtaisesti eikä mallikohtaisesti. Koostamme nämä dokumentit yhdeksi tiedostoksi ja lähetämme sen kuljetusilmoituksen mukana, koska dokumentti, joka saapuu kolme päivää konttia myöhemmin, saapuu liian myöhään vastaanottotapaamiseen.

Laskujen on myös oltava yhdenmukaisia ostajan maksuvelvollisuusjärjestelmän kanssa. Väärä tilausnuméro, puuttuva toimittajakoodi tai puuttuva ALV-numero johtaa laskun hylkäämiseen, ja hylkääminen lisää maksuaikaan kaksi viikkoa riippumatta siitä, mitä tavaroita on toimitettu.

Tarjousvastauksen tarkistuslista

Ennen kuin lähetät tarjouksen tai hyväksyt tarjouksen yrityksen kannettavan tietokoneen selkäreppuohjelmaan, varmista kirjallisesti, että jokainen seuraavista on vastattu:

Jokainen pakollinen sertifikaatti, jolle on annettu raporttinumero ja päivämäärä

Paino ja mitat tarkistettu tarjouksessa ilmoitetun toleranssin mukaisesti

Logon näyte, jonka brändin omistaja on allekirjoittanut ja jossa on Pantone-viite

Toimitusaikaan liittyvät tekijät kartoitettu tehtaalla vietävien juhlapyhien ja rahtikuljetusten aikataulun perusteella

Jokaisen varaston osalta sovittu incoterm ja nimetty toimituspiste

Sakkojen enimmäismäärä ymmärretty ja hinnoiteltu tarjoukseen

Maksuehdot vahvistettu tehtaan talousosaston, ei myyntiosaston, toimesta

Toimittajan rekisteröintidokumentit valmiina tilauspäivämäärää ennen

Takuuaika ja vaatimusten esittämisprosessi kirjattu sopimukseen

Varaosien saatavuus ilmoitettu käsikahvoille, kiinnikkeille ja vetoketjun kahvoille

Tämän luettelon puuttuva kohde on riski, jota et ole hinnoitellut.

Aloita näytteenotto ennen tarjouspyynnön sulkemista

Yritysohjelmat palkitsevat valmistautumista. Nämä sopimukset voittavat yleensä ostajat, jotka pitävät fyysistä näytettä ja allekirjoitettua painospesifikaatiota tarjouspyynnön julkaisemisen aikana, mikä mahdollistaa teknisten kysymysten vastaamisen tarjouksessa eikä sopimuksen myöntämisen jälkeen.

Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd on rakentanut OEM- ja ODM-laukkuohjelmia 17 vuoden ajan, vie tuotteitaan yli 50 maahan ja tekee 3D-näytteitä työkalujen valmistuksen ennen. SGS-testiraportit materiaaleista ovat saatavilla pyynnöstä, ja tarjoamme hintoja työpäivinä eikä epämääräisinä viikkoina.

Lähetä tarjouspyynnön eritelmä tai logotiedosto osoitteeseen [email protected] tai käy sivustollamme www.tianqinbag.com . Tarjoamme kustannukset sisältävän tarjouksen ja näytteenottosuunnitelman 7–15 arkipäivän sisällä, ja ilmoitamme sinulle suoraan, jos toimitusaika ei ole saavutettavissa.