EN
Un ofițer de achiziții din cadrul unui grup european de logistică ne-a trimis un document de licitație de 14 pagini pentru 1.800 de rucsacuri pentru laptopuri. Pagina 9 specifica culoarea Pantone 2965C pentru logo-ul brodat. Pagina 11 impunea livrarea în patru depozite din trei țări, într-un interval fix de cinci zile. Pagina 14 prevedea plata la 90 de zile de la data facturii. Am întocmit o ofertă. Majoritatea fabricilor nu au făcut acest lucru, iar această diferență vă spune aproape tot ce contează despre acest canal.
Programele corporative de rucsacuri pentru laptopuri nu sunt comenzi comerciale obișnuite, la care se adaugă doar un logo. Acestea se bazează pe documente, lanțuri de aprobare și obligații calendaristice stabilite în prealabil oricărei discuții despre material.
Ce includ cumpărătorii corporativi într-un document de licitație
O licitație serioasă este densă, iar citirea corectă a acesteia vă indică dacă comanda poate fi câștigată.
Conținut tipic:
Număr de referință, termen limită pentru depunere și format, adesea prin încărcare într-un portal, nu prin e-mail
Specificații ale produsului, inclusiv toleranțe: capacitate în litri, dimensiuni ale compartimentului pentru laptop, greutate maximă în grame
Cerințe materiale specificate prin denumire, de exemplu o cămașă din nailon balistic 1680D cu un strat interior din poliester 210D
Certificări obligatorii, de obicei conformitatea cu REACH pentru entitățile din UE și conformitatea cu CPSIA pentru entitățile din SUA
Specificații privind logo-ul, inclusiv referința Pantone, desenul de poziționare și dimensiunile maxime
Fereastra de livrare cu un Incoterm specificat, de obicei DAP la un centru de distribuție
Termeni de plată, clauze privind penalitățile și perioada de garanție
Listă de documente care acoperă rapoartele de testare, formatul listei de ambalare și declarația privind țara de origine
Specificarea conține, de obicei, o singură frază care elimină majoritatea furnizorilor. Greutatea este cea mai frecventă astfel de cerință. Un rucsac laptop de 25 L cu un panou dorsal amortizat, manșetă pentru troler și fermoare YKK are în mod obișnuit o greutate între 1,15 kg și 1,25 kg în material 1680D. Dacă cerința de licitație limitează greutatea la 1,0 kg, vi se solicită folosirea unei spume mai subțiri, a unui material de acoperire mai ușor sau a unui număr redus de componente metalice; cumpărătorul trebuie să știe, în mod scris, care compromis este acceptat, înainte de atribuirea contractului, nu după livrare.
Lanțul de aprobare a logourilor este mai lung decât ciclul de vânzări
În comerțul cu amănuntul, un singur merchandiser aprobă un logo. În achizițiile corporative, patru până la șase persoane îl analizează și fiecare dintre ele poate opri comanda.
Lanțul funcționează, de obicei, astfel: departamentul de brand sau cel de marketing deține fișierul cu arta grafică, departamentul de achiziții se ocupă de conformitatea contractuală, departamentul juridic verifică licența de marcă comercială și drepturile teritoriale, iar, în grupurile mai mari, o echipă de sustenabilitate sau CSR analizează afirmațiile privind materialele și ambalajul. Cumpărătorii din sectorul public pot adăuga, suplimentar, o cerință de acord cadru permanent.
La Tianqin, tratăm aprobarea logourilor corporative ca pe un proces etapizat. Emitem o probă de logo care include referința exactă Pantone, culoarea firului (în cazul broderiei), densitatea punctelor (în puncte pe cm) și un desen cotat pe panoul real. Cumpărătorul semnează această probă. Nu lansăm producția în masă doar pe baza unui „da” verbal, deoarece un „da” verbal aparține unei singure persoane, în timp ce contractul aparține companiei.
Două runde de revizuire a graficii sunt normale. Trei runde înseamnă, de obicei, că fișierul a fost primit fără grafică vectorială sau că amplasarea acesteia intră în conflict cu o cusătură sau cu un protector de zip, iar răspunsul sincer este că echipamentul trebuie refăcut. Spunem acest lucru la runda a doua, nu la runda a patra.
Ferestre fixe de livrare și clauzele de penalizare asociate
Livrările corporative sunt legate de evenimente: o conferință de vânzări, un grup de angajați nou angajați, o întâlnire cu distribuitorii sau o distribuție anuală. Fereastra nu este o preferință.
Clauze pe care le întâlnim frecvent:
Livrare în termen de 45–60 de zile de la comandă, către un depozit specificat
Penalizare pentru întârziere de 0,5–1 % din valoarea comenzii pe săptămână
Plafon al penalizărilor între 10 % și 15 % din valoarea contractului
Dreptul de a anula soldul neexecutat după o întârziere definită
Livrare parțială în mai multe locații, fiecare cu programare separată
Aici, Anul Nou Chinezesc devine un risc contractual, nu doar o incomoditate de programare. Fabrica noastră este închisă aproximativ trei săptămâni în jurul acestei sărbători, iar săptămânile anterioare închiderii sunt cele mai aglomerate din an. O comandă semnată la începutul lunii ianuarie, cu o clauză de livrare în 45 de zile, nu este realizabilă pentru un program personalizat. Această informație este comunicată în etapa ofertei. Ne costă comenzi, dar protejează ambele părți împotriva unor pretenții pe care nimeni nu le poate câștiga.
De ce oferim un interval, nu o dată specifică
Oferim un interval de producție exprimat în zile lucrătoare, plus o estimare a duratei de transport, apoi convenim asupra unei date de livrare cu o marjă de două săptămâni în interiorul intervalului oferit. Cumpărătorii care rezervă ultima zi posibilă din acel interval sunt, de obicei, cei care în final formulează pretenții de penalizare împotriva propriului lor calendar.
Facturare, termeni de plată și înregistrare ca furnizor
Termenii comerciali din achizițiile corporative sunt mai riguroși decât cei din comerțul cu amănuntul și, în general, nu sunt negociabili.
Cumpărătorii mari solicită, de obicei, înregistrarea furnizorului înainte de emiterea unei comenzi de achiziție. Aceasta implică prezentarea licenței de funcționare, verificarea contului bancar, înregistrarea fiscală, certificatele de asigurare și, uneori, un raport de audit al fabricii. În sine, acest proces poate dura între 3 și 6 săptămâni și nu progresează paralel cu nimic altceva, decât dacă este condus activ de cineva.
Așteptările privind plata variază în funcție de regiune. Corporațiile din SUA solicită, în mod obișnuit, termene de plată net 45 sau net 60. Organele publice din UE pot avea termene de 60 sau 90 de zile, iar în țări precum Italia există obligativitatea facturării electronice. Fabricile chinezești lucrează, în general, cu un avans de 30 % și restul de 70 % contra copiei conosamentului pentru prima comandă, apoi iau în considerare condiții de plată pe credit deschis după două sau trei cicluri fără probleme.
Limitarea onestă: suntem un producător, nu o bancă. Nu putem finanța un creanță de 90 de zile pentru o comandă inițială de 2.000 de unități. Ceea ce putem face este să structurăm avansul și soldul astfel încât ciclul de numerar al cumpărătorului și ciclul nostru de achiziție a materialelor să se suprapună în mod rațional, iar această structură să fie inclusă în contract, nu într-un e-mail.
Documentația reprezintă cealaltă jumătate a problemei facturii. O livrare corporativă necesită, de obicei, o factură comercială care să conțină numărul de comandă (PO) al cumpărătorului, o listă separată de ambalare pentru fiecare depozit, o declarație de origine pe formularul corect și rapoarte de testare înregistrate pe lot, nu pe model. Asamblăm acest pachet ca un singur fișier și îl trimitem împreună cu notificarea de expediere, deoarece un document care ajunge cu trei zile după container este un document care ajunge prea târziu pentru programarea recepției.
Facturile trebuie, de asemenea, să corespundă sistemului clientului pentru datorii comerciale. O comandă de achiziție (PO) incorectă, un cod furnizor lipsă sau un număr de înregistrare TVA absent determină respingerea facturii, iar respingerea adaugă două săptămâni la termenul de plată, indiferent de natura mărfurilor.
O listă de verificare pentru răspunsul la licitație
Înainte de a trimite o ofertă sau de a accepta o cotare pentru un program de rucsacuri pentru laptopuri corporative, confirmați, în scris, răspunsul la fiecare dintre următoarele puncte:
Fiecare certificare obligatorie menționată, împreună cu numărul raportului și data acestuia
Greutatea și dimensiunile verificate în raport cu toleranța specificată în cadrul licitației
Probă de logo semnată de proprietarul mărcii, cu referință la paleta Pantone
Fereastra de livrare corelată cu sărbătorile fabricii și cu programul de transport maritim
Termenul Incoterm și punctul de livrare specificat pentru fiecare depozit
Plafonul penalităților înțeles și inclus în prețul ofertei
Termenii de plată confirmați de echipa financiară a fabricii, nu de departamentul de vânzări
Documentele de înregistrare ale furnizorului sunt pregătite înainte de data comenzii de achiziție
Perioada de garanție și procesul de reclamație sunt scrise în contract
Disponibilitatea pieselor de schimb este specificată pentru curele, broșe și trăgători de fermoar
Un element lipsă din această listă reprezintă un risc pe care nu l-ați luat în calcul la stabilirea prețului.
Începeți eșantionul înainte de închiderea licitației
Programele corporative recompensează pregătirea. Cumpărătorii care câștigă aceste contracte de obicei dețin un eșantion fizic și o specificație semnată privind greutatea înainte de publicarea licitației, ceea ce le permite să răspundă la întrebările tehnice în cadrul ofertei, nu după atribuirea contractului.
Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd a dezvoltat programe de producție OEM și ODM pentru geante timp de 17 ani, exportă în peste 50 de țări și efectuează eșantionare 3D înainte de realizarea matrițelor. Păstrăm rapoartele de testare SGS privind materialele, disponibile la cerere, iar ofertele noastre sunt exprimate în zile lucrătoare, nu în săptămâni vagi.
Trimiteți specificația licitației sau fișierul cu logo-ul către [email protected] sau vizitați www.tianqinbag.com . Vom returna o ofertă de preț și un plan de eșantionare în termen de 7–15 zile lucrătoare, iar dacă nu putem respecta un termen de livrare, vă vom informa clar despre acest lucru.
Știri importante
