Управление на промени в поръчките за програми за лаптоп чанти

Логото се премества с 4 мм, подплатата се променя от сива на черна, броят на кашоните – от 20 на 24. Всеки такъв иск изглежда незначителен в едно електронно писмо в понеделник сутрин. До четвъртък платът вече е отрязан, плочата за логото е изработена, а плочата за печат на кашоните е в типографията. Управлението на промените в програмата за лаптоп чанти не означава отказ от промени. То означава да знаеш кои промени все още са безплатни, кои са скъпи и кои ще преместят тихо датата на доставка с две седмици.

Къде са точките на прекратяване

Всяка програма има последователност, а всеки етап в тази последователност затваря една врата. Вратите имат по-голямо значение от календарната дата.

Замразяването на списъка с материали (BOM) се извършва първо, обикновено 5 до 7 дни след поръчката. След това замяната на плат е все още възможна, но разпределението към фабриката се освобождава и нов рулон може да дойде от различна партида боядисване.

Рязането на платовете приключва второ, около 10-ия до 14-ия ден, в зависимост от размера на поръчката и пристигането на ролките. След като панелите са изрязани, материала се консумира. Промяна на формата след рязането означава нови панели и отпадъци, като отпадъците представляват 100 % от старите панели.

Нанасянето на логото приключва трето. Силиконовата форма или металната матрица се изработват веднъж; промяната на графичния дизайн след изработването на инструмента изисква нов инструмент за 80–250 щ.д. и 5–7 дни. Печатаното логото е по-гъвкаво, но печатната форма или плочата все пак трябва да се изработят наново.

Опаковането и печатането на картонените кутии приключват последни, обикновено 7–10 дни преди датата на кораба, тъй като кутиите се печатат на партиди, а полиетиленовите торби се поръчват според размера.

При стандартна 45-дневна програма за 3000 броя нашият график изглежда така: финализиране на списъка с материали (BOM) на 7-ия ден, рязане на 12-ия ден, финализиране на инструментите за логото на 10-ия ден, представяне на графичния дизайн за кутиите на 30-ия ден, без промени, приемани след 35-ия ден.

Стойността на късната промяна

Купувачите подценяват разходите за промени в късния етап, защото видимата позиция в фактурата е малка. Реалната стойност се намира на три места: вече използваните материали, вече резервираната производствена мощност и датата на доставка.

Представете си промяна на цвят на подплата за 3000 броя на ден 20, след нарязването. За чанта с обем 25 литра се използва около 0,55 метра подплата на брой, така че вече са нарязани 1650 метра. Тази подплата става боклук, освен ако друга поръчка не може да я използва — което е рядкост при персонализирани цветове. Непосредствената загуба от материали е около 0,30 щ.д. на брой, а допълнителната работа по разшиване и повторно зашиване на джобовете добавя 0,50–0,60 щ.д. на брой за засегнатата част от партидата.

След това идва графикът. Изваждането на 3000 броя от действаща производствена линия за повторна обработка означава, че следващата поръчка в опашката се премества. Нашият план за производствените линии предвижда едновременно изпълнение на 3–4 програми; повторна обработка в средата на серията за два дни по една програма отлага производството на 8000–10 000 броя за други купувачи. Затова фабриките се противопоставят на късни промени, дори когато купувачът предлага да плати за материала.

Датата на изпращане е разход, за който никой не издаде фактура. Закъснение с две седмици през септември води до контейнер, който пропуска търговската дата за поставяне, а пропусната дата за поставяне струва повече от цялата промяна.

Кой плаща за преизработката и защо това трябва да бъде записано

Принципът е прост и заслужава да бъде посочен в договора: страната, която предизвиква промяната, плаща за нея, а фабриката цитира тази сума преди извършване на работата.

Промените, инициирани от купувача, са таксувани. Това включва ревизия на дизайна след одобрение на пробата, промяна на количеството след поръчката на материали, промяна на опаковката след поръчката на картонените кутии и корекция на информация, предоставена от купувача.

Корекциите, инициирани от фабриката, не са таксувани. Ако логото е разположено на 41 мм от ръба, когато одобрената позиция е 45 мм, или марката на ципа не съответства на списъка с материали (BOM), това е нашият разход и нашето графиците, а преизработката се извършва от нашата страна спрямо фактурата.

Сивата зона е неясността в спецификациите, затова техническият пакет с допуски защитава и двете страни. Допускът ни за измерване е ±2 мм за разположението на логото и ±5 мм за общите размери. Покупателят, който напише „логото е центрирано“, без да посочи конкретни размери, създава бъдещ спор.

Едно число, което помага на покупателите при планирането: цитираме стойност за преобработка от 0,60 до 0,90 щ.д. за единица за ръчни операции и 100 % от стойността на материала за всеки компонент, който вече е изрязан. Тези две цифри покриват повечето сценарии на промяна, с които един проект може да се сблъска.

Как трябва да изглежда писмената заповед за промяна

Низ от имейли не е заповед за промяна. Заповедта за промяна е един лист, номериран, и изпълнява четири функции.

То посочва промяната със същите термини като в спецификацията за материалите (BOM) или техническия пакет, като включва номера на версиите и на двете документа. Посочва финансовото въздействие като разлика спрямо поръчката за покупка както по единична цена, така и по обща сума. Указва въздействието върху графика в работни дни и, от решаващо значение, дали датата на изпращане се променя. Документът носи подписи от двете страни и дата, тъй като именно датата определя коя версия е била в сила по време на производствения цикъл.

В Tianqin издаваме потвърждение за промяна в рамките на 24 часа след всяко искане, което засяга материали, инструменти или опаковка. То посочва засегнатата позиция от поръчката за покупка, новия номер на ревизия и финансовата разлика и ясно посочва дали можем да поемем промяната без допълнителни разходи или дали датата на изпращане се променя. По-добре е да изпратим неприятен отговор за един ден, отколкото изненадваща фактура след шест седмици.

Също така фиксираме спецификацията (BOM) на 7-ия ден и правим снимка на първата изрязана партида заедно с етикета на ролката. Тази снимка е разрешила повече спорове от който и да било клаузул, тъй като показва какво е било в производство на определена дата. Компанията Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. изпълнява OEM и ODM програми за раници от 17 години, а горепосоченият формат за потвърждение съществува, защото устните промени са ни стрували пари.

Чеклиста за контрол на промените за покупателите

Потвърдете датата на фиксиране на спецификацията (BOM) в поръчката, писмено

Потвърдете последната дата за одобрение на дизайна на логото преди започване на производството на инструментите

Потвърдете крайния срок за одобрение на дизайна на картонените кутии отделно от крайния срок за производство

Изисквайте всички заявки за промени в писмена форма, от един посочен контакт

Изисквайте отговор относно разходите и графика в рамките на 24–48 часа

Изисквайте фабриката да посочи ясно дали датата на изпращане се променя — „да“ или „не“

Одобрявайте страница с допустими отклонения в техническия пакет, в милиметри, преди започване на производството

Водете регистър на ревизиите с дати и никога не одобрявайте по телефона

Поискайте първия комплект снимки с ролетни етикети за всяка поръчка

Потвърдете в договора кой поема разходите за преизпълнение, преди да се извърши първата промяна

Най-честата причина за неуспех, която наблюдаваме, не е неправилно извършена промяна. Това е промяна, уговорена между продуктовия мениджър на купувача и търговския представител на фабриката, но никога не задокументирана писмено и открита едва при окончателната инспекция, когато нито едната, нито другата страна може да докаже какво е било одобрено.

Където нашият собствен процес е бавен

Един честен недостатък: промените в модела след издаването на нареждането за рязане отнемат повече време от промените в платното, тъй като файлът за рязане трябва да бъде повторно подреден (re-nested), а маркировката — повторно изпълнена на автоматичната машина за рязане. В Tianqin повторното подреждане за раница с 40 панела отнема около половин работен ден от инженерното време и може да удължи графика с 3 до 5 дни, дори и когато не се губи материал. Винаги ще информираме за това в потвърждението за промяната, а не след факта.

Изпратете следващата си промяна, преди да изпратите поръчката (PO)

Ако програмата вече е в ход и се очаква промяна, изпратете я веднага, а не при опаковането. Напишете на [email protected] с номера на поръчката (PO) и точния артикул, който искате да промените, и ние ще ви отговорим писмено с разликата в цената и влиянието върху датата на доставка. За програми, които все още са в стадий на разработка, можем да изпратим пробни образци за 7–15 работни дни и да фиксираме номерацията на ревизиите преди започване на серийното производство, което елиминира повечето рискове от промени, преди те изобщо да възникнат. Линиите за производство на продукти и фабричните процеси са в www.tianqinbag.com .