Správa změn objednávek pro programy laptopových batůžků

Logo se posune o 4 mm, výstelka změní barvu z šedé na černou, počet krabic se zvýší z 20 na 24. Každá žádost zní v pondělní ranní e-mailové zprávě malinká. Do čtvrtečního dne je již látka nařezána, deska s logem vyrobená a tisková deska pro krabice u tiskaře. Řízení změn v rámci programu laptopových batohů neznamená odmítání změn. Znamená to znát, které změny jsou stále bezplatné, které jsou nákladné a které tiše posunou termín dodání o dva týdny.

Kde leží hranice rozhodnutí

Každý program má svou posloupnost a každý krok v této posloupnosti uzavře jedny dveře. Důležitější než kalendářní datum jsou právě tyto dveře.

Nejprve se uzavře seznam materiálů (BOM), obvykle 5 až 7 dní po vydání objednávky. Poté je stále možná výměna látky, ale přidělení u tkalcovny je zrušeno a nový balík může pocházet z jiné dávky barvení.

Střih látky končí druhý, obvykle mezi 10. a 14. dnem, v závislosti na velikosti objednávky a dodání rolí. Jakmile jsou panely nastříhány, materiál je spotřebován. Změna tvaru po střihu znamená nové panely a odpad, přičemž odpad činí 100 % původních panelů.

Použití loga končí třetí. Kovová nebo silikonová forma se vyrobí jednou; změna grafiky po vyrobení nástroje vyžaduje nový nástroj za 80 až 250 USD a 5 až 7 dní. Tištěné logo je pružnější, ale síto nebo tisková deska se stále musí připravit znovu.

Balení a potisk kartonů končí poslední, obvykle 7 až 10 dní před datem odeslání, protože kartony se tisknou šaržově a polyetylénové sáčky se objednávají podle rozměrů.

U standardního 45denního plánu pro 3 000 kusů vypadá náš harmonogram takto: uzavření BOM na 7. den, střih na 12. den, uzamčení nástroje pro logo na 10. den, dodání grafiky pro kartony na 30. den, žádné změny nejsou akceptovány po 35. den.

Náklady na pozdní změnu

Nákupci podceňují náklady spojené se změnou v pozdní fázi, protože viditelná položka na faktuře je malá. Skutečné náklady leží na třech místech: již spotřebovaný materiál, již rezervovaná kapacita a termín dodání.

Uvažujme změnu barvy podšívky u 3 000 kusů v den 20 po stříhání. Na taštičku o objemu 25 litrů se spotřebuje přibližně 0,55 metru podšívky na kus, takže již bylo nastříháno 1 650 metrů. Tato podšívka se stane odpadem, pokud ji nelze použít pro jinou zakázku – což je u individuální barvy vzácné. Přímé ztráty materiálu činí přibližně 0,30 USD na kus a opakované zpracování (vyndání a znovu sešití kapes) přidá na dotčené části výrobní dávky 0,50 až 0,60 USD na kus.

Poté je zde plánování výroby. Vyjmutí 3 000 kusů z probíhající výrobní linky za účelem přepracování znamená posunutí další zakázky ve frontě. Náš výrobní plán zahrnuje paralelní výrobu 3 až 4 programů; přepracování jednoho programu uprostřed výrobní dávky po dobu dvou dnů způsobí posun 8 000 až 10 000 kusů výrobků pro ostatní zákazníky. Proto továrny odmítají pozdní změny i tehdy, když zákazník nabídne hradit náklady na materiál.

Datum odeslání je náklad, který nikdo neúčtuje. Zpoždění o dva týdny v září znamená kontejner, který nestihne termín dodání do prodejny, a propuštěný termín stojí více než celá změna.

Kdo platí za přepracování a proč by to mělo být písemně uvedeno

Princip je jednoduchý a stojí za to ho uvést v smlouvě: ten, kdo změnu způsobí, za ni platí, a továrna tento náklad kvotuje ještě před provedením práce.

Změny vyvolané kupujícím jsou účtovatelné. Mezi ně patří například revize návrhu po schválení vzorku, změna množství po objednání materiálu, změna balení po objednání kartonů nebo oprava informací, které kupující poskytl.

Opravy vyvolané továrnou nejsou účtovatelné. Pokud se logo umístí 41 mm od okraje místo schválených 45 mm, nebo pokud značka zipu nesouhlasí se seznamem materiálů (BOM), jsou to naše náklady a náš časový plán a přepracování probíhá na naší straně faktury.

Šedá zóna je nejasnost ve specifikacích, a proto technický dokument s tolerancemi chrání obě strany. Naše měřící tolerance činí plus/minus 2 mm pro umístění loga a plus/minus 5 mm pro celkové rozměry. Kupující, který napíše „logo uprostřed“ bez uvedení rozměru, vytvoří budoucí spor.

Jedno číslo, které pomáhá kupujícím plánovat: uvádíme cenu přepracování ve výši 0,60 až 0,90 USD za kus pro ruční operace a 100 % nákladů na materiál pro jakoukoli součást, která již byla nařezána. Tyto dvě částky pokrývají většinu scénářů změn, které program bude řešit.

Jak by měl vypadat písemný příkaz ke změně

E-mailová konverzace není příkaz ke změně. Příkaz ke změně je jednostránkový, číslovaný dokument, který splňuje čtyři požadavky.

Uvádí změnu ve stejných termínech jako seznam materiálů (BOM) nebo technický dokument (tech pack), včetně čísel verzí obou dokumentů. Uvádí dopad na náklady jako rozdíl oproti objednávce, jak v jednotkové ceně, tak v celkové částce. Uvádí dopad na harmonogram v pracovních dnech a – co je zásadní – zda se změní datum dodání. Obsahuje podpisy obou stran a datum, protože právě datum rozhoduje, která verze byla platná v době výroby na linkě.

Společnost Tianqin vydává potvrzení změny do 24 hodin od jakéhokoli požadavku, který se týká materiálu, nástrojů nebo balení. Udává dotčenou položku objednávky (PO line), nové číslo revize a rozdíl v nákladech a jasně uvádí, zda jsme schopni změnu stále absorbovat nebo zda se změní datum dodání. Raději zašleme nepříjemnou odpověď během jednoho dne než překvapivou fakturu za šest týdnů.

Dále také zamrazíme seznam materiálů (BOM) v den 7 a vyfotografujeme první střižní balíček spolu s jeho štítkem na cívce. Tato fotografie ukončila více sporů než jakýkoli právní článek, protože ukazuje, co bylo v daný den ve výrobě. Společnost Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. provozuje OEM a ODM programy pro batohy již 17 let a výše uvedený potvrzovací formát existuje právě proto, že ústní změny nás stály také peníze.

Kontrolní seznam řízení změn pro nákupní oddělení

Potvrďte datum zamrazení BOM v objednávce písemně

Potvrďte poslední datum schválení grafiky loga před výrobou nástrojů

Samostatně potvrďte termín pro schválení grafiky kartonových krabic, nikoli stejný jako termín pro dokončení výroby

Vyžadujte všechny žádosti o změnu písemně od jednoho konkrétního kontaktu

Vyžadujte odpověď týkající se nákladů a harmonogramu do 24 až 48 hodin

Vyžadujte, aby továrna jasně uvedla, zda se termín dodání změní – ano nebo ne

Před zahájením výroby schválte stránku s tolerancemi v technickém dokumentu v milimetrech

Vedete si protokol revizí s daty a nikdy nepotvrzujte změny telefonicky

Požádejte o první sadu fotografií s rolovými štítky u každého objednávky

Potvrďte ve smlouvě, kdo hradí přepracování, ještě před tím, než dojde k první změně

Nejčastější selhání, které pozorujeme, není chybná změna. Je to spíše změna dohodnutá mezi produktovým manažerem zákazníka a obchodním zástupcem továrny, nikdy písemně zdokumentovaná a odhalená až při koneční kontrole, kdy ani jedna strana nedokáže prokázat, co bylo schváleno.

Kde je náš vlastní proces pomalý

Jedno upřímné omezení: změny vzoru po vydání řezného listu nás trvají déle než změny látky, protože řezný soubor je nutné znovu uspořádat (re-nest) a značku znovu spustit na automatickém řezném stroji. U tašek Tianqin trvá re-uspořádání (re-nest) 40-dílní batoh přibližně půl dne inženýrské práce a může prodloužit dodací lhůtu o 3 až 5 dní, i když nedojde ke ztrátě žádného materiálu. Tuto skutečnost vždy uvedeme v potvrzení změny, nikoli až po jejím provedení.

Zašlete svou další změnu ještě před tím, než zašlete objednávkový formulář (PO)

Pokud již běží nějaký program a dochází ke změně, zašlete ji nyní, nikoli až při balení. Napište na [email protected] číslo objednávky (PO) a přesnou položku, kterou chcete změnit; odpovíme v písemné formě s uvedením rozdílu v ceně a dopadu na termín dodání. U programů, které jsou stále ve fázi vývoje, můžeme vyrobit vzorky během 7 až 15 pracovních dnů a čísla revizí uzamknout ještě před zahájením sériové výroby – tím se většina rizik spojených se změnami eliminuje ještě před tím, než vůbec vzniknou. Řady výrobků a výrobní procesy ve výrobní hale jsou na www.tianqinbag.com .