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Um pedido corporativo de 500 mochilas comporta-se como um projeto, não como uma compra. Há responsáveis pelo orçamento, um manual de aquisições, uma cadeia de aprovação com quatro nomes e uma data de entrega vinculada a uma conferência que não pode ser alterada. Trabalhar com um fabricante de mochilas para laptops corporativos num programa deste tamanho envolve, sobretudo, agendamento e documentação, e as fábricas que apresentam orçamentos mais rápidos são frequentemente aquelas que nunca executaram um lançamento corporativo. Este é o plano que utilizamos.
Um Programa Corporativo É Um Projeto, Não Um Pedido
A diferença torna-se evidente na primeira semana. Um pedido por atacado consiste num preço, numa amostra e numa data. Um programa corporativo envolve uma linha orçamental, uma especificação que já pode estar integrada num concurso público, uma sequência de aprovações e um cronograma de entregas distribuído por vários locais.
Quatro restrições determinam todos os demais fatores.
O orçamento é normalmente fixo antes de a especificação estar concluída, pelo que a mochila tem de ser projetada com base num valor determinado
A especificação pode estar bloqueada por um documento de licitação, o que significa que algumas características não são negociáveis
As aprovações exigem assinatura da área de compras, da marca e, muitas vezes, de RH ou instalações, cada uma com uma preocupação distinta
A entrega é frequentemente realizada em etapas, com uma data para a sede e entregas nos locais subsequentes
Um fornecedor que compreende esses quatro pontos elaborará um cronograma com base neles. Um fornecedor que apresenta um preço unitário e um prazo de entrega respondeu a uma pergunta diferente.
A Cadeia de Aprovações Define o Calendário
A aprovação é a etapa que sofre atrasos, e esses atrasos ocorrem silenciosamente, pois não constam do cronograma da fábrica.
Num programa corporativo típico de 500 unidades, observamos quatro signatários e duas rodadas físicas de aprovação. A marca aprova a cor e a colocação do logotipo. As compras aprovam a especificação e o preço em conformidade com a licitação. RH ou instalações aprovam a praticabilidade, ou seja, se o produto comporta um dispositivo de 15,6 polegadas e uma pasta. As finanças aprovam os termos de pagamento.
Cada rodada de amostras físicas leva de 7 a 15 dias úteis do nosso lado e, em seguida, entra num ciclo de reuniões do vosso lado, que pode durar de duas a seis semanas. Planejamos com base na suposição de que a segunda rodada será a aprovada e de que a primeira rodada suscitará, no mínimo, um comentário sobre o tamanho do logótipo. Os compradores que planejam apenas uma rodada são os que pagam o frete aéreo.
A nossa prática consiste em enviar o primeiro conjunto de amostras acompanhado de uma folha de comentários de uma página, listando as seis decisões que exigem aprovação: cor da carcaça, cor do forro, método e tamanho do logótipo, acabamento dos componentes metálicos, disposição interna e embalagem. Quando essa folha regressa assinada por duas pessoas — e não apenas com um e-mail de uma única pessoa —, a segunda rodada normalmente é concluída sem necessidade de uma terceira.
A armadilha da especificação do concurso
Quando já existe um concurso, a especificação não é um documento orientador de design, mas sim um documento de conformidade. Uma frase que exija que a mala tenha um compartimento acolchoado para computadores de 15,6 polegadas e uma alça para trolley deve ser cumprida à risca, e uma frase que especifique tecido de 1680D fixa o preço.
Pedimos aos compradores que enviem o texto do edital, em vez de um resumo, porque os resumos omitem as linhas de conformidade que um auditor de aquisições verificará na entrega. Num programa do ano passado, o edital exigia uma faixa reflexiva na alça do ombro — detalhe que ninguém havia mencionado nas conversas anteriores; sua inclusão após a fase de amostragem causou um atraso de 12 dias.
Versão Piloto Seguida de Implantação em Escala
Um programa corporativo de 500 unidades costuma ser uma versão piloto para uma implantação maior, e planejá-lo como tal altera sua viabilidade econômica.
Recomendamos dividir o primeiro pedido em uma versão piloto de 500 unidades e uma segunda solicitação (call-off), com o preço desta segunda etapa mantido por 90 dias. O preço da versão piloto é mais elevado por unidade, pois os custos de preparação são diluídos sobre uma quantidade menor; já o preço da solicitação subsequente reflete o fato de que o molde, os materiais e as aprovações já existem.
Essa estrutura protege ambos os lados. O cliente vê as pastas em uso antes de se comprometer com 2.500 unidades. A fábrica mantém o plano de materiais aberto e não precisa reabastecer uma combinação de cores em um lote de tingimento diferente. Num programa recente de serviços financeiros, o piloto utilizou 600 unidades numa única combinação de cores, a chamada foi de 2.400 unidades na mesma combinação de cores, e o segundo preço ficou 9 por cento abaixo do primeiro, pois não houve desenvolvimento nem rodada de amostras.
A entrega escalonada se encaixa na mesma estrutura. A sede recebe 150 unidades na primeira data, e os demais locais recebem as suas nas três semanas seguintes. Embalamos por local, com o nome do local impresso no invólucro, o que implica um processo de rotulagem, mas poupa ao cliente um dia inteiro de classificação.
O que um fabricante corporativo de pastas para computadores portáteis exige da área de compras
Nossa lista de integração para um programa corporativo contém oito itens, e o andamento do programa é ditado pelo item mais lento.
Quantidade final por combinação de cores e por local, com qualquer divisão da chamada explicitamente indicada
A especificação da licitação, não simplificada, incluindo todas as linhas de conformidade
Arte do logótipo como ficheiro vetorial, juntamente com a referência de cor aprovada
Os tamanhos dos dispositivos na organização, uma vez que uma frota corporativa raramente é composta por um único modelo
Lista de endereços de entrega com quantidades e datas exigidas por local
Requisito de embalagem, ou seja, saco de polietileno individual, caixa de retalho ou caixa em volume
Entidade de faturação, moeda e condições de pagamento, normalmente definidas pela área financeira do grupo
O nome de uma pessoa que possa autorizar alterações sem necessidade de reunião
Esse último item é o mais valioso. Programas com um único contacto autorizado concluem alterações num dia. Programas em que cada decisão tem de ser submetida a um comité demoram duas semanas a mais por ciclo.
O limite de personalização corporativa
Programas corporativos solicitam personalização, e os pedidos concentram-se normalmente em nomes individuais, cores do departamento e embalagem individual. Podemos executar os três tipos, mas cada um compromete a economia de escala.
Nomes individuais exigem um arquivo de impressão ou bordado por unidade, o que significa que não é possível agrupar pedidos e que há um custo mínimo de configuração de 500 USD, além de uma cobrança por unidade. Cores departamentais significam dividir 500 unidades em três variações de cor, com cerca de 165 unidades cada, o que eleva o preço unitário em 6 a 10 por cento, pois reduz o volume do pedido abaixo do nosso piso de 300 peças por variação de cor. Caixas individuais acrescentam cerca de 0,55 USD por unidade e exigem uma operação adicional de embalagem.
Apresentamos orçamentos para as três opções e indicamos também quanto a versão lisa representa de economia. A maioria dos clientes corporativos escolhe uma única variação de cor e um único logotipo após analisar os custos detalhados.
O que o comprador vê na entrega
Do seu lado, o programa é avaliado no dia em que as sacolas chegam à conferência. Ou as caixas contêm os nomes corretos dos locais, ou o logotipo possui o tamanho aprovado, ou a quantidade corresponde exatamente à ordem de compra — caso contrário, pelo menos um desses três itens estará incorreto diante de uma plateia. O trabalho de especificação ocorre seis semanas antes, e a entrega é simplesmente o momento em que tudo se torna visível.
Ficha de Planejamento do Programa
Elabore o plano em uma única página e compartilhe-o com o cliente.
Quantidade piloto: 500 a 600 unidades, uma variação de cor
Pedido complementar: 2.400 unidades, preço mantido por 90 dias
Amostragem: 7 a 15 dias úteis por rodada, duas rodadas previstas
Aprovação: quatro signatários, seis decisões em uma única folha de comentários
Produção: 25 a 30 dias úteis após aprovação da amostra e pagamento do depósito
Entrega escalonada: primeiro à sede, depois aos locais ao longo de três semanas
Embalagem: saco de polietileno e caixa de papelão, com o nome do local impresso no rótulo da caixa
Ensaios: relatórios da SGS para REACH, CPSIA e Proposição 65, conforme exigido pelo mercado
Peças de reposição: 1 por cento do pedido como unidades de substituição
Estrutura de preços: preço-piloto e preço de chamada indicados separadamente
Margem de segurança: 15 por cento do tempo total de entrega antes da data da conferência
A linha de peças de reposição é pequena e raramente contestada. Um por cento de 500 unidades corresponde a cinco sacos, o que cobre a caixa danificada e o novo starter, evitando um reabastecimento de unidade única cujo custo de frete excederia o valor dos sacos.
Enviar a licitação e a data
Envie-nos o texto da licitação, a data de entrega imutável e a divisão de quantidades esperada. Retornaremos um plano de programa com as rodadas de amostragem, os itens de aprovação, a janela de produção e ambos os pontos de preço, de modo que o orçamento e o cronograma sejam acordados antes do corte da primeira amostra.
Entre em contato com [email protected] ou visite www.tianqinbag.com para solicitar amostras, obter uma cotação de fábrica ou iniciar um projeto OEM/ODM com a Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. O prazo para amostragem é de 7 a 15 dias úteis, e a amostragem 3D está disponível para cadeias de aprovação com vários signatários. Dezessete anos de fabricação de bolsas em Quanzhou, exportações para mais de 50 países, relatórios de testes SGS abrangendo REACH, CPSIA e Prop 65 mediante solicitação.
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