EN
Zamówienie korporacyjne na 500 torebek zachowuje się jak projekt, a nie jak zakup. Istnieją osoby odpowiedzialne za budżet, zbiór zasad zakupowych, łańcuch zatwierdzeń z czterema nazwiskami oraz data przekazania powiązana z konferencją, której terminu nie można zmienić. Współpraca z producentem korporacyjnych teczek na laptopy w ramach programu o takiej skali dotyczy głównie harmonogramowania i dokumentacji, a fabryki, które najbardziej szybko przygotowują oferty, często nigdy wcześniej nie realizowały korporacyjnego wdrożenia. Oto plan, którego używamy.
Program korporacyjny to projekt, a nie zamówienie
Różnica ujawnia się już w pierwszym tygodniu. Zamówienie hurtowe to cena, próba i data. Program korporacyjny to pozycja budżetowa, specyfikacja, która może być już zawarta w ogłoszeniu o przetargu, sekwencja zatwierdzeń oraz harmonogram dostaw rozłożony na wiele lokalizacji.
Cztery ograniczenia determinują wszystko inne.
Budżet jest zwykle ustalony jeszcze przed ostatecznym sfinalizowaniem specyfikacji, więc torba musi zostać zaprojektowana zgodnie z określoną kwotą
Specyfikacja może być zablokowana przez dokument przetargowy, co oznacza, że niektóre cechy nie podlegają negocjacji
Zatwierdzenia wymagają podpisu od działu zakupów, marki oraz często także od działu HR lub ds. obiektów – każdy z nich ma inne priorytety
Dostawa odbywa się zwykle etapami: najpierw data dostawy do siedziby głównej, a następnie dostawy na poszczególne lokalizacje
Dostawca, który rozumie te cztery aspekty, opracuje harmonogram dostaw w oparciu o nie. Dostawca, który podaje jedynie cenę jednostkową i czas realizacji, odpowiada na inne pytanie.
Łańcuch zatwierdzeń decyduje o kalendarzu
Etap zatwierdzania to ten, który ulega opóźnieniu – i to opóźnienie przebiega cicho, ponieważ nie znajduje się w harmonogramie zakładu produkcyjnego.
W typowym korporacyjnym programie obejmującym 500 sztuk występuje czterech sygnatariuszy oraz dwa fizyczne etapy zatwierdzania. Marka zatwierdza kolor i umiejscowienie logo. Zakupy zatwierdzają specyfikację oraz cenę w stosunku do dokumentu przetargowego. HR lub dział obiektów zatwierdza praktyczność rozwiązania – czyli np. możliwość umieszczenia urządzenia o przekątnej 15,6 cala oraz folderu. Finanse zatwierdzają warunki płatności.
Każda seria próbek fizycznych zajmuje nam od 7 do 15 dni roboczych, a następnie przechodzi przez cykl spotkań po waszej stronie, który może trwać od dwóch do sześciu tygodni. Zakładamy, że druga seria próbek zostanie zatwierdzona, a pierwsza wywoła przynajmniej jedną uwagę dotyczącą rozmiaru logo. Klienci, którzy planują tylko jedną serię próbek, ponoszą koszty przewozu lotniczego.
Zgodnie z naszą praktyką pierwszy zestaw próbek wysyłamy wraz z jednostronicową kartą uwag, na której wymienione są sześć decyzji wymagających zatwierdzenia: kolor obudowy, kolor podszewki, metoda i rozmiar logo, wykończenie elementów metalowych, układ wnętrza oraz opakowanie. Gdy ta karta wraca podpisana przez dwie osoby (a nie jedna osoba przesyła jedno e-mail), druga seria próbek zwykle kończy się bez konieczności trzeciej.
Pułapka specyfikacji przetargowej
Jeśli przetarg już istnieje, jego specyfikacja nie jest briefem projektowym, lecz dokumentem potwierdzającym zgodność. Wymaganie, aby torba posiadała amortyzowany przedział na laptopa o przekątnej 15,6 cala oraz rękaw do umieszczenia na wózku bagażowym, musi zostać spełnione; natomiast określenie, że materiał musi mieć gramaturę 1680D, wpływa bezpośrednio na cenę.
Prosimy zakupujących o przesłanie pełnego tekstu przetargu, a nie jego streszczenia, ponieważ w streszczeniach pomijane są linie zgodności, które inspektor zakupów sprawdzi przy dostawie. W jednym z programów z ubiegłego roku w przetargu wymagano odblaskowej taśmy na pasku plecowym – żadna ze stron nie wspomniała o tym podczas rozmów, a dodanie tej cechy po etapie próbek spowodowało opóźnienie o 12 dni.
Pilotaż, a następnie wdrożenie
Korporacyjny program obejmujący 500 sztuk jest często pilotem dla większego wdrożenia, a zaplanowanie go jako pilotażu zmienia jego ekonomię.
Zalecamy podzielenie pierwszego zamówienia na pilotowy zakup 500 sztuk oraz drugie zamówienie wywoławcze, przy czym cenę drugiego zamówienia gwarantujemy przez 90 dni. Cena za jednostkę w zamówieniu pilotażowym jest wyższa, ponieważ koszty przygotowania są rozłożone na mniejszą ilość sztuk, natomiast cena zamówienia wywoławczego odzwierciedla fakt, że wzór, materiały oraz wszystkie zatwierdzenia już istnieją.
Ta struktura chroni obie strony. Klient widzi torby w użyciu przed zatwierdzeniem zamówienia na 2500 sztuk. Fabryka pozostawia plan materiałów otwarty i nie musi ponownie pozyskiwać kolorystyki w innej partii barwnika. W niedawnym programie usług finansowych próbna partia obejmowała 600 sztuk w jednej kolorystyce, zamówienie końcowe wyniosło 2400 sztuk w tej samej kolorystyce, a druga cena była o 9 procent niższa od pierwszej, ponieważ nie było potrzeby rozwoju ani rundy próbek.
Dostawa etapowa wpisuje się w tę samą strukturę. Siedziba główna otrzymuje 150 sztuk w pierwszym terminie, a pozostałe miejsca odbioru – swoje części w ciągu kolejnych trzech tygodni. Pakujemy według miejsca odbioru, umieszczając nazwę miejsca na kartonie – wymaga to operacji etykietowania, ale pozwala klientowi zaoszczędzić jeden dzień sortowania.
Czego producent firmowych torb na laptopy wymaga od działu zakupów
Nasza lista czynności przy uruchamianiu programu korporacyjnego zawiera osiem pozycji, a postęp programu zależy od najwolniejszej z nich.
Ostateczna ilość według kolorystyki i według miejsca odbioru, z wyraźnym podaniem ewentualnego podziału zamówień
Specyfikacja przetargowa w wersji pełnej, zawierająca wszystkie punkty zgodności
Grafika loga w formacie wektorowym oraz zatwierdzona odniesienie kolorystyczne
Wymiary urządzeń używanych w organizacji, ponieważ flota korporacyjna rzadko składa się z jednego modelu
Lista adresów dostawy z ilościami i wymaganymi terminami dostawy dla poszczególnych lokalizacji
Wymagania dotyczące opakowań – czyli pojedyncza foliówka polietylenowa, opakowanie detaliczne czy karton zbiorczy
Podmiot wystawiający fakturę, waluta oraz warunki płatności, które zwykle określa dział finansów grupy
Imię i nazwisko jednej osoby uprawnionej do zatwierdzania zmian bez konieczności organizowania spotkania
Ostatni punkt jest najważniejszy. W programach z jednym upoważnionym kontaktem zmiany są zamykane w ciągu jednego dnia. W programach, w których każda decyzja musi zostać ponownie przesłana do komitetu, każdy cykl trwa o dwa tygodnie dłużej.
Limit dostosowań korporacyjnych
Programy korporacyjne zakładają personalizację, a najczęstszymi prośbami są: wpisanie imienia i nazwiska, dopasowanie kolorów do konkretnego działu oraz indywidualne opakowania. Możemy zrealizować wszystkie trzy opcje, ale każda z nich narusza korzyści wynikające z dużych zamówień.
Indywidualne nazwy wymagają osobnego pliku do druku lub haftu na jednostkę, co oznacza brak możliwości grupowania zamówień oraz minimalny koszt przygotowania w wysokości 500 USD plus opłata za każdą jednostkę. Kolorystyka działów oznacza podział 500 sztuk na trzy wersje kolorystyczne po około 165 sztuk każda, co powoduje wzrost ceny jednostkowej o 6–10 procent, ponieważ liczba sztuk na wersję kolorystyczną spada poniżej naszego progu 300 sztuk na wersję kolorystyczną. Indywidualne opakowania zwiększają koszt o ok. 0,55 USD na jednostkę oraz wymagają dodatkowej operacji pakowania.
Przygotowujemy oferty dla wszystkich trzech wariantów i jednocześnie informujemy, ile można zaoszczędzić wybierając wersję podstawową. Większość klientów korporacyjnych po zapoznaniu się z rozdzieleniem kosztów wybiera jedną wersję kolorystyczną oraz pojedynczy logo.
To, co klient otrzymuje w momencie przekazania
Z Państwa strony program oceniany jest w dniu dotarcia torb na konferencję. Albo kartony zawierają poprawne nazwy lokalizacji, logo ma zatwierdzony rozmiar, a liczba sztuk zgadza się z zamówieniem zakupowym – albo jedno z tych trzech warunków nie jest spełnione przed publicznością. Prace nad specyfikacją odbywają się sześć tygodni wcześniej, a przekazanie to jedynie moment, w którym wynik staje się widoczny.
Arkusz planowania programu
Zbuduj plan na jednej stronie i udostępnij go klientowi.
Ilość próbna: 500–600 sztuk, jeden wariant kolorystyczny
Zamówienie: 2400 sztuk, cena gwarantowana przez 90 dni
Przygotowanie próbek: 7–15 dni roboczych na rundę, zaplanowane dwie rundy
Zatwierdzenie: cztery podpisujące strony, sześć decyzji na jednym arkuszu komentarzy
Produkcja: 25–30 dni roboczych po zatwierdzeniu próbek i wpłacie zaliczki
Etapy dostawy: najpierw siedziba główna, następnie oddziały w ciągu trzech tygodni
Opakowanie: worek polietylenowy i karton, nazwa miejsca dostawy na etykiecie kartonu
Badania: raporty SGS dotyczące REACH, CPSIA oraz Proposition 65, zgodnie z wymogami rynku
Części zamienne: 1 procent zamówienia jako jednostki zastępcze
Struktura cenowa: cena pilotażowa i cena wywoławcza podane osobno
Bufor: 15 procent całkowitego czasu realizacji przed datą konferencji
Linia części zamiennych jest niewielka i rzadko wywołuje spory. Jeden procent z 500 sztuk to pięć worków, co pokrywa uszkodzoną skrzynkę oraz nowy rozrusznik i zapobiega ponownemu zamówieniu pojedynczej sztuki, którego koszt przewozu byłby wyższy niż koszt worków.
Wyślij przetarg i datę
Wyślij nam tekst przetargu, nieprzesuwalną datę dostawy oraz oczekiwany podział ilościowy. Przygotujemy dla Państwa plan programowy zawierający etapy próbek, pozycje wymagające zatwierdzenia, okno produkcji oraz obie ceny, dzięki czemu budżet i harmonogram zostaną uzgodnione jeszcze przed wykonaniem pierwszej próbki.
Skontaktuj się z [email protected] lub odwiedź www.tianqinbag.com złożyć zamówienie próbek, uzyskać ofertę fabryczną lub rozpocząć projekt OEM/ODM z Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. Czas realizacji próbek wynosi 7–15 dni roboczych; dostępne są również próbki 3D dla łańcuchów zatwierdzania wymagających podpisów kilku stron. Siedemnaście lat doświadczenia w produkcji toreb w Quanzhou, eksport do ponad 50 krajów; raporty testowe SGS obejmujące REACH, CPSIA oraz Proposition 65 na żądanie.
Gorące wiadomości
