Jämförelse av tre leverantörer av laptopryggsäckar: En poänglista

Tre offertförfrågningar anländer samma vecka. En lyder 8,40 USD FOB per styck, en annan 9,65 USD och den tredje 10,20 USD, och alla tre lovar en ledtid på 45 dagar för en beställning på 1 500 stycken 25-liters laptopryggsäckar. Prisspridningen är 21 procent och tekniska specifikationsbladen är nästan identiska – eftersom varje leverantör har kopierat din RFQ tillbaka till dig på nytt brevpapper. Pris kan inte ensamt bära beslutet, och en intuitiv kortlista går inte att försvara inför en chef eller styrelse. En viktad poängskala kan det däremot. Detta är modellen vi lämnar till inköpare som jämför oss mot två andra fabriker – inklusive vikterna, även för de delar där vi förväntar oss att förlora.

Bedöm sex dimensioner, inte tjugo

Långa kontrollistor känns genomtänkta men ger inget användbart resultat i ett möte. Sex dimensioner med fasta vikter tvingar diskussionen ut i det öppna, där den kan lösas med ett dokument.

Kvalitetssystem och genomsnittlig första-genomgångsutbyte: 25 poäng

Total kostnad inklusive frakt och tull, inte bara FOB-pris: 20 poäng

Pålitlighet vad gäller ledtid samt kapacitetsanpassning: 20 poäng

Utvecklings- och provförmåga: 15 poäng

Kommunikations- och dokumentationsdisciplin: 12 poäng

Kommerciella villkor och betalningsrisk: 8 poäng

Det ger sammanlagt 100. Allt som inte kan mätas via ett dokument, en demonstration eller en daterad registrering placeras i en av de sex dimensionerna eller exkluderas helt från modellen. En dimension som kallas 'förtroende' är en slutsats, inte en indata.

Varför kvalitet inte vägs med 50

Köpare som är nya på väskproduktion vill att kvalitet ska utgöra hälften av poängsumman, eftersom produkten är syftet med övningen. I praktiken kommer en fabrik som får 95 poäng för kvalitet men levererar två till sex veckor försenat två gånger per år att störa en butiksplanering oavsett hur bra sömmen är. Viktningarna återspeglar vad som faktiskt gör programen ur balans, och enligt vår erfarenhet leder sena och inkonsekventa leveranser alltid till större problem än vackra men otillförlitliga produkter.

Vad varje dimension faktiskt mäter

Kvalitetssystem och första-genomgångsutbyte innebär tre kontrollerbara saker: AQL-nivån som fabriken använder vid inspektion, dess första-genomgångsutbyte vid slutinspektion och om inspektionsprotokoll för pågående produktion fylls i timme för timme istället för vid arbetsdagens avslutning. Begär de senaste 90 dagarnas interna underkännandedata för något ryggsäckprogram. En fabrik som inte kan leverera dessa data spårar dem inte.

Vårt eget tal vid Tianqin ligger på cirka 3–4 procent första-genomgångsunderkännanden på laptopryggsäcksproduktionslinjer. Det är ärligt men inte utmärkt. Den största orsaken till förluster är dragkedjorsjustering kring kurvan på främre panelen, och vi har ännu inte automatiserat den arbetsstationen bort ur processen.

Totalt landningskostnad innebär FOB plus fraktens volymvikt, plus tull, plus kostnaden för defekter som når er kund. Två fabriker som anbjuder 9,65 respektive 9,90 kan byta ordning när kartongstorleken inkluderas i beräkningen. En 25-liters ryggsäck som förpackas åtta stycken per kartong i måtten 62 × 44 × 30 cm har en annan volymvikt än samma åtta stycken förpackade i måtten 58 × 42 × 32 cm, och vid luftfrakt betalas den skillnaden per kilogram.

Pålitlighet vad gäller ledtid och kapacitetsanpassning avser månatlig produktion av er produktfamilj, inte fabrikens totala månatliga produktion. En anläggning som tillverkar 120 000 väskor per månad inom skol-, resa- och kosmetiklinjer kan ha två datorväskslinjer. Fråga vilken andel av en linje som era 1 500 stycken utgör och när den linjen nästa gång är ledig för en färgändring.

Utvecklings- och provningskapacitet innebär 3D-provning, mönsteräganderätt och hur många provrundor som ingår i avgiften. Fabriker som debiterar per provrunda beter sig annorlunda än fabriker som inkluderar två provrundor i provavgiften.

Kommunikations- och dokumentationsdisciplin innebär svarstid, om svar ankommer med mått och delnummer istället för adjektiv, samt om en ändring skrivs ned.

Kommersiella villkor omfattar depositionssats, balansutlösare och om fabriken kommer att hålla ett ansvarsförbehåll.

Placera ankare på varje poäng

Bedömningen drar åt den som presenterat bäst. Skriv ner ankret för 5, 3 och 1 innan någon bedöms, och tvinga sedan varje poäng att landa på ett ankare.

Poäng 5 för leveranstidspålitlighet: de senaste 12 leveranserna visas med planerade kontra faktiska datum, 11 inom tre dagar

Poäng 3: datum tillgängliga på begäran, avvikelse upp till två veckor

Poäng 1: ingen leveranshistorik erbjuden eller datum vägras

Poäng 5 för dokumentation: skärningsprotokoll, linjeprotokoll och nålprotokoll producerade inom tio minuter

Poäng 3: producerade efter sökning, med ofullständiga fält

Poäng 1: vår kvalitetskontroll är mycket strikt, erbjuden som hela svaret

Poäng 5 för kostnad: offerten bryter ner kostnaden i tyg, hårdvara, arbetsinsats, overhead och förpackning

Poäng 3: offerten visar endast material och arbetsinsats

Poäng 1: ett enda sammanlagt belopp utan struktur

Använd detta på alla sex dimensioner – då gör modellen argumentationen åt dig. En leverantör som vinner på pris men förlorar åtta poäng på leveranstidens tillförlitlighet är inte en billigare leverantör. Den är en leverantör med en annan kostnadsstruktur och en risk för lagerbrist som du finansierar.

Bedöm offerten, sedan bedöm provet

Offerter beskriver avsikter. Prov beskriver resultat. Använd poängskalan två gånger: en gång på dokument och samtal, en gång på det fysiska provet – jämför sedan de två resultaten.

På provet: mät istället för att bara titta. Panelsymmetri inom 3 mm över framsidan. Stygnstäthet på 8–10 stygn per tum vid konstruktionsnäht. Skumtjocklek i laptopfacket på minst 8 mm. En blixtlås som går att öppna med en hand. Bärremsskarvar med bartacks som håller en statisk belastning på 15 kg i en minut utan synlig stygnför längning.

Vid Tianqin skickar vi den godkända motprovan förseglad och daterad, och vi sparar en identisk provbit i början av varje produktionslinje under hela produktionen. Stegfrekvensen – 8 till 10 stygn per tum – anges i teknikpaketet, inte lämnas åt operatören, eftersom det är den billigaste variabeln att kontrollera och den minst toleranta om den sjunker under 7.

När en köpare ger vår provbit ett lägre betyg än vårt citat utgör detta avstånd de mest värdefulla uppgifterna i hela jämförelsen. Vi föredrar att få veta det vecka tre snarare än att upptäcka det i kartong nummer 400.

Där modellen misslyckas

Poängskalan kommer inte att avslöja om en fabrik fortfarande vill ha er order år två, och den kan inte prissätta en relation. Den straffar också små verkstäder orättvist i kommersiella avtal, eftersom en fabrik med 60 personer helt enkelt inte kan erbjuda betalningsvillkor på 60 dagar. Om ni väger denna dimension alltför tungt kommer ni endast att köpa från stora exportörer, vilket stänger dörren för de fabriker som faktiskt kan anpassa ett mönster åt er.

Den andra begränsningen är datakvaliteten. Halften av ingående uppgifter kommer från leverantörens egna uttalanden, och ett välpolerat försäljningsteam kan få höga betyg vad gäller kommunikation, medan fabriken bakom dem är genomsnittlig eller långsam. Platsverifiering är den enda verkliga korrigeringen, och den betalar sig på alla program med mer än 5 000 enheter. Budgetera två dagar på produktionsgolvet, inte en eftermiddag.

Prova det på oss denna kvartal

Ta de tre offerten på ditt skrivbord, poängsätt dem med dessa vikter och se hur placeringen förändras när totala kostnader och ledtidshistorik fylls i korrekt. Skicka sedan samma kalkylblad till [email protected] och be oss komplettera det med våra egna siffror, inklusive de mått där vi förväntar oss att slås av en konkurrent.

Vi svarar med dokument snarare än adjektiv: AQL-nivåer, första-genomgångsutbyte, linjeallokering per månad, kartongmått och leveranshistorik. Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd har tillverkat väskor i 17 år och exporterar till mer än 50 länder; provexemplar tar 7–15 arbetsdagar från godkänd konstnärlig gestaltning och material. Fabrikens kapacitet, materialalternativ och produktlinjer för laptopryggsäckar anges på www.tianqinbag.com .