Documentazione per le richieste di risarcimento relative alle spedizioni di zaini per laptop

Un container da 40HQ contenente 6.400 zaini per laptop arriva ad Amburgo con 118 cartoni schiacciati, 42 unità mancanti e una macchia d’acqua sulla fila superiore. La richiesta di risarcimento verso il vettore viene presentata tre settimane dopo, corredata da quattro fotografie scattate con uno smartphone e da un conteggio manoscritto. Il risarcimento ottenuto corrisponde al 19 percento del valore richiesto. L’altro 81 percento non è andato perso durante il trasporto: è andato perso nella documentazione.

Fotografare la spedizione prima che lasci il container

Le richieste di risarcimento per danni vengono accettate o rifiutate in base allo stato dell’imballaggio nel momento esatto del passaggio di consegna. Creare un set fotografico che ne dimostri lo stato.

Numero del container e numero del sigillo, fotografati insieme e leggibili

Porte del container aperte, con visibile il disegno di carico e ogni eventuale materiale di calata

Intera parete di cartoni vista dalla porta, in modo da poter individuare una sezione danneggiata all’interno dello stack

Ogni cartone schiacciato o bagnato, con l’etichetta del cartone visibile nello stesso fotogramma

Primo piano del danno, con un righello o un metro a nastro visibile nell’inquadratura

Stato del film termoretraibile e delle cinghie, se la merce è su pallet

Posizionamento sul pavimento del magazzino, che indica se i cartoni sono stati impilati al di sopra del numero massimo consentito di livelli

La misurazione rilevata nella foto è il dettaglio che determina il valore. «Cartone schiacciato» è un’opinione. «Cartone 5 su 8 compresso da 420 mm a 385 mm con un pannello strappato per 300 mm» è un dato numerico che un responsabile sinistri può accettare. Per questo motivo fotografiamo ogni carico dal nostro lato e inviamo l’intero set insieme ai documenti di spedizione, anziché conservarlo in una cartella.

Conteggi e reclami per carenza

La carenza è il tipo di reclamo più spesso presentato in ritardo e vinto meno frequentemente. Tre abitudini possono cambiare questa situazione.

Effettuare il conteggio a livello di cartone al momento della ricezione, non dopo l’immagazzinamento. Una carenza riscontrata dopo che la merce è stata mescolata in un contenitore diventa una varianza di magazzino, non una carenza in transito.

Effettuare il conteggio alla presenza del rappresentante del vettore nel caso di consegne LCL o su pallet e registrare il conteggio sul documento di consegna prima di apporre la firma. Una firma regolare seguita da un’e-mail relativa a una carenza due giorni dopo costituisce un fascicolo debole.

Registrare il numero di scatole indicato nell’elenco d’imballaggio riga per riga, includendo il numero di versione dell’elenco d’imballaggio. I nostri elenchi d’imballaggio riportano l’intervallo di scatole, le unità per scatola e il peso lordo per scatola; pertanto, una discrepanza viene calcolata come sottrazione anziché richiedere un’indagine.

L’aritmetica assume rilevanza su larga scala: 6.400 unità a 10 unità per scatola equivalgono a 640 scatole. Una carenza di 4 scatole corrisponde a 40 unità e, al prezzo FOB di 8,90 dollari, a 356 dollari di merce. I costi di trasporto e di manodopera necessari per dimostrare tale carenza superano spesso il valore stesso della perdita; ecco perché la maggior parte delle richieste di risarcimento per carenze inferiori a 500 dollari viene assorbita internamente anziché formalmente presentata. Conoscere tale soglia prima di iniziare e considerarla un costo operativo, piuttosto che una controversia.

Riferimenti AQL nei fascicoli di reclamo

Un rapporto di ispezione senza riferimento AQL è una semplice aneddotica. Il riferimento standard utilizzato dagli acquirenti nei programmi per zaini è AQL 2,5 per difetti gravi e 4,0 per difetti lievi, al Livello Generale di Ispezione II, su un lotto campionato secondo la norma ISO 2859-1. Quando un fascicolo reclamo cita tale riferimento in modo chiaro, la discussione si sposta sul fatto che il difetto fosse già presente all’atto dell’ispezione, piuttosto che sulla sua gravità.

Indicare il piano di campionamento, la dimensione del lotto e i numeri di accettazione e di rifiuto

Allegare l’elenco di classificazione dei difetti utilizzato, poiché i termini «grave» e «lieve» sono definiti caso per caso in base al programma

Conservare nel fascicolo la data dell’ispezione e il nome dell’ispettore

Indicare lo stesso valore AQL nell’ordine d’acquisto, affinché il reclamo ne erediti automaticamente lo standard

Conservare i campioni conservati, tipicamente una scatola ogni 1.000 unità, per 90 giorni successivi alla spedizione

Il limite è reale e va esplicitato: il campionamento AQL accetta che una percentuale definita di unità difettose venga spedita. In un lotto di 6.400 unità con AQL 2,5, un’ispezione accettata può comunque contenere, al limite superiore, oltre 100 unità con difetti gravi. Una dichiarazione del tipo «abbiamo riscontrato 40 unità difettose» non implica quindi automaticamente una responsabilità del fornitore. È per questo che la richiesta relativa al dettagliante e quella relativa al trasporto devono essere gestite in file separati, ciascuno con i propri criteri.

Limiti di responsabilità del vettore e prescrizioni temporali

La responsabilità del vettore non equivale a un’assicurazione, e il divario sorprende gli acquirenti che invece la ritengono tale.

Per il trasporto marittimo, il limite di responsabilità previsto dal quadro della Convenzione di Amburgo-Visby viene comunemente calcolato a 2 SDR per chilogrammo di peso lordo oppure a 666,67 SDR per collo, a seconda di quale importo risulti maggiore, a meno che non venga dichiarato un valore superiore. Una spedizione di 640 colli, ciascuno di 12 kg, ha un peso lordo totale di 7.680 kg; applicando il limite di 2 SDR per chilogrammo, il massimale ottenuto risulta spesso inferiore al valore fatturato della merce. L’opzione di dichiarare un valore superiore è disponibile, ma comporta un costo aggiuntivo, e la maggior parte degli acquirenti non la sceglie.

Il trasporto aereo avviene nel quadro della Convenzione di Montreal, con un limite di circa 22 SDR per chilogrammo nella maggior parte delle giurisdizioni; tale limite, applicato a carichi leggeri ma ad alto valore — come zaini — risulta generalmente più favorevole rispetto a quello marittimo, pur rimanendo comunque soggetto a un tetto massimo.

Le scadenze sono il problema principale. Le richieste di risarcimento per danni alle merci vengono generalmente notificate entro 3 giorni dalla consegna per i danni evidenti e entro 15 giorni per i danni occulti in molti regimi di trasporto marittimo; i termini per la presentazione formale della richiesta e per l’azione legale arrivano fino a 1 anno. La copertura «dal magazzino al magazzino» si applica soltanto se l’acquirente l’ha acquistata. Due frasi devono comparire in ogni procedura di importazione: fotografare prima di firmare e notificare per iscritto entro 3 giorni, anche se l’entità del danno è ancora sconosciuta.

Cosa coprono i nostri registri di caricamento

Presso Tianqin fotografiamo il container prima della chiusura dei portelli e registriamo il numero di cartoni, l’altezza dei livelli e il materiale di calata utilizzato. Questo registro dimostra lo stato della merce alla partenza, elemento essenziale per una richiesta di risarcimento nei confronti del vettore al fine di attribuire la responsabilità durante il transito. Esso non dimostra lo stato all’arrivo, motivo per cui il set di foto ricevute è altrettanto importante e deve essere scattato da una persona diversa da noi.

Un pacchetto probatorio che garantisce il pagamento

Compilare il pacchetto in questo ordine e la maggior parte degli esperti assicurativi smette di porre domande:

Fattura commerciale ed elenco imballo, versione corrispondente

Conosciuta di carico o lettera di vettura aerea, con le condizioni di trasporto

Ricevuta di consegna, firmata e annotata con le eccezioni al momento della ricezione

Serie di fotografie della ricezione, dal contenitore al cartone fino al prodotto

Foglio di conteggio che indica le quantità previste rispetto a quelle ricevute, per intervallo di cartoni

Elenco danni: numero del cartone, unità interessate, descrizione del difetto, valore unitario, valore complessivo

Preventivo di riparazione o sostituzione per le merci recuperabili

Relazione di ispezione pre-spedizione e riferimento AQL per le contestazioni sulla qualità

Email di notifica al vettore con timestamp

Lettera di presentazione del reclamo con riferimento al limite applicabile

Il prospetto danni è il documento che trasforma le fotografie in denaro. Senza di esso, un perito valuta il sinistro in base all'impressione. Con esso, il valore è calcolato aritmeticamente.

Inserisci la cartella sinistri in ogni spedizione

I sinistri vengono persi al molo di carico, non sulla scrivania del perito. Fotografa il contenitore, conserva la versione della lista di imballaggio, verifica il conteggio rispetto all'intervallo dei colli, annota il ricevuto di consegna prima di firmarlo e notifica entro 3 giorni. Queste quattro abitudini richiedono circa 20 minuti per ogni spedizione.

Spediamo un pacchetto documentale con ogni ordine: lista di imballaggio per intervallo di colli, fotografie del caricamento e rapporto di ispezione con relativo riferimento AQL, denominati in modo che i file siano ordinati secondo la sequenza necessaria per gestire un sinistro. Gli acquirenti che hanno presentato un sinistro con noi una volta tendono a richiedere tale pacchetto per nome nell'ordine successivo.

Indicaci il tuo porto di destinazione, la configurazione dei tuoi cartoni e se hai stipulato un’assicurazione merci. Confermeremo quali documenti sono inclusi nel nostro pacchetto documentale, quali documenti deve integrare il tuo spedizioniere e qual è il tetto di responsabilità rispetto al valore della tua fattura, in modo che qualsiasi eventuale lacuna sia nota prima del caricamento del container, non dopo il suo arrivo danneggiato.

Contatta [email protected] o visita www.tianqinbag.com per richiedere campioni, ottenere un preventivo dalla fabbrica o avviare un progetto OEM/ODM con Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. I campioni vengono prodotti in 7–15 giorni lavorativi; il pacchetto documentale viene quotato insieme all’ordine. Diciassette anni di produzione di borse a Quanzhou, esportazioni verso oltre 50 paesi, rapporti di prova SGS disponibili su richiesta.