Документація для пред’явлення претензій щодо поставок рюкзаків для ноутбуків

Контейнер типу 40HQ із 6400 рюкзаками для ноутбуків прибув до Гамбурга: 118 коробок було сплющено, 42 одиниці відсутні, а на верхньому ряді — пляма від води. Претензія до перевізника подана через три тижні; до неї додано чотири фотографії, зроблені на смартфон, та рукописний підрахунок. Компенсація становить 19 % від заявленої вартості. Інші 81 % не загублені під час транспортування — вони загублені у документації.

Зробіть фотографію вантажу перед тим, як він залишить контейнер

Претензії щодо пошкоджень визначаються станом упаковки в момент передачі вантажу. Створіть серію фотографій, які доводять цей стан.

Номер контейнера та номер пломби — зняті разом і чітко читаються

Двері контейнера відкриті: видно схему навантаження та будь-які розділювальні матеріали

Повна стінка з коробок із боку дверей, щоб можна було визначити місце пошкодженої ділянки в штабелі

Кожна сплющена або змочена коробка — з чітко видимою етикеткою на тій самій фотографії

Крупний план пошкодження з лінійкою або рулеткою в кадрі

Стан обгортки палет та стрепів, якщо вантаж палетизовано

Розміщення на підлозі складу, що показує, чи були коробки встановлені вище за вказану кількість ярусів

Вимірювання, зафіксоване на знімку, — це деталь, що визначає вартість. «Зм’ята коробка» — це суб’єктивна думка. «Коробка № 5 із 8 стиснута з 420 мм до 385 мм, при цьому розірвана панель завдовжки 300 мм» — це конкретне число, яке регулювальник вимог може прийняти. Ми фотографуємо кожне навантаження з нашого боку саме з цієї причини й надсилаємо цей набір знімків разом із транспортними документами замість того, щоб зберігати його в папці.

Підрахунки та претензії щодо недостачі

Недостача — це тип претензії, який найчастіше подають із затримкою й найрідше задовольняють. Три звички змінюють цю ситуацію.

Підраховуйте кількість на рівні коробок під час отримання, а не після розміщення товару на місці. Недостачу, виявлену після того, як товар уже змішали з іншим у контейнері, вважають відхиленням на складі, а не недостачею під час транспортування.

Підраховуйте товар у присутності представника перевізника, якщо доставка здійснюється у мішаних контейнерах (LCL) або на палетах, і занесіть результати підрахунку в квитанцію про доставку до підпису. Чистий підпис, після якого через два дні надсилається електронний лист із повідомленням про недостачу, формує слабку справу.

Записуйте кількість коробок у відповідності з упаковочним листом покартонно, зазначаючи версію упаковочного листа. У наших упаковочних листах вказано діапазон коробок, кількість одиниць у кожній коробці та загальну вагу кожної коробки, тому розбіжність — це просто різниця, а не підстава для розслідування.

Арифметика має значення в масштабі: 6 400 одиниць по 10 штук у коробці — це 640 коробок. Недостача 4 коробок означає 40 одиниць, що при FOB у 8,90 долара становить 356 доларів вартості товару. Витрати на перевезення та працю, пов’язані з підтвердженням недостачі, часто перевищують її вартість, саме тому більшість претензій щодо недостачі на суму менше 500 доларів компенсується внутрішньо, а не подається офіційно. Знати цей поріг до початку роботи — обов’язково; сприймайте його як витрати на ведення бізнесу, а не як предмет спору.

Посилання на AQL у файлах претензій

Звіт про інспекцію без посилання на AQL — це анекдот. Стандартне посилання, яке покупці використовують у програмах перевірки рюкзаків, — це AQL 2,5 для серйозних дефектів та 4,0 для незначних дефектів за загальним рівнем інспекції II з вибіркою партії відповідно до ISO 2859-1. Коли у заяві чітко наводиться це посилання, обговорення переходить до питання про те, чи був дефект присутній під час інспекції, а не до того, чи був він серйозним.

Вкажіть план вибірки, розмір партії та кількість одиниць, при якій приймається або відхиляється партія

Додайте перелік класифікації дефектів, оскільки терміни «серйозний» і «незначний» визначаються окремо для кожної програми

Зберігайте в справі дату інспекції та ім’я інспектора

Посилайтесь на той самий AQL у замовленні на закупівлю, щоб вимога автоматично спадкувала цей стандарт

Зберігайте зразки, що залишилися, зазвичай одну коробку на кожні 1000 одиниць, протягом 90 днів після відправлення

Обмеження є реальним і варте зазначення: вибірковий контроль за критерієм AQL передбачає, що певний відсоток бракованих одиниць буде відправлено. У партії з 6 400 одиниць за AQL 2,5 навіть прийнята перевірка може містити понад 100 одиниць із серйозними дефектами на верхній межі. Тому твердження «ми виявили 40 бракованих» не є автоматичною відповідальністю постачальника. Саме тому претензії роздрібних покупців і претензії, пов’язані з транспортуванням, мають бути оформлені окремими документами з окремими стандартами.

Межі відповідальності перевізника та строкові обмеження

Відповідальність перевізника — це не страхування, і розрив між ними стає несподіванкою для покупців, які вважають інакше.

При морських перевезеннях обмеження відповідальності за угодою Гаага–Вісбі зазвичай розраховується як 2 СДР на кілограм загальної ваги або 666,67 СДР за одиницю вантажу — вибирається більше значення, якщо не оголошено вищу вартість. Вантаж із 640 коробок по 12 кг кожна має загальну вагу 7680 кг; при розрахунку за ставкою 2 СДР за кілограм отримана сума часто нижча за вартість товарів за рахунком-фактурою. Існує можливість оголосити вищу вартість, але це вимагає додаткових витрат, і більшість покупців не користуються цією послугою.

Повітряні перевезення здійснюються відповідно до Монреальської конвенції, яка встановлює обмеження приблизно 22 СДР на кілограм у більшості юрисдикцій; для легкого, але високовартісного вантажу (наприклад, рюкзаків) це обмеження зазвичай є більш вигідним порівняно з морським, але все одно є фіксованим.

Часові строки — це головна перешкода. Претензії щодо пошкодження вантажу зазвичай повідомляються протягом 3 днів після доставки у разі видимих пошкоджень і протягом 15 днів — у разі прихованих пошкоджень у багатьох морських перевізних режимах; строк подання офіційної претензії та строк позову становить 1 рік. Страхування «від складу до складу» діє лише за умови, що його придбав покупець. У будь-якій процедурі імпорту мають бути дві фрази: «зробити фотографію перед підписанням» та «повідомити письмово протягом 3 днів», навіть якщо ступінь пошкодження ще невідомий.

Що охоплюють наші записи завантаження

У компанії Tianqin ми фотографуємо контейнер до закриття дверей і фіксуємо кількість коробок, висоту шарів та тип використаного розділювального матеріалу. Цей запис підтверджує стан вантажу в місці відправлення — саме це потрібно для претензії до перевізника, щоб встановити відповідальність за час транзиту. Він не підтверджує стан вантажу під час прибуття, тому комплект фотографій у місці отримання має таке саме значення й робиться особою, яка не належить до нашої компанії.

Пакунок доказів, який забезпечує оплату

Складіть пакунок у такому порядку — і більшість експертів припинять задавати запитання:

Комерційний рахунок-фактура та упакувальний перелік, що відповідають одне одному

Морська накладна або авіанакладна з умовами перевезення вантажу

Акт приймання вантажу, підписаний із зауваженнями щодо виявлених відхилень у момент отримання

Серія фотографій приймання: від контейнера до коробки та до окремого товару

Перелік кількостей: очікувана кількість проти фактично отриманої, за діапазоном коробок

Перелік пошкоджень: номер коробки, кількість пошкоджених одиниць, опис дефекту, вартість однієї одиниці, загальна вартість

Пропозиція щодо ремонту або заміни придатних до відновлення товарів

Звіт про інспекцію перед відправленням і посилання на рівень AQL для претензій щодо якості

Електронний лист повідомлення перевізникові з вказанням часу надсилання

Лист подання претензії з посиланням на відповідний ліміт

Розрахункова відомість пошкоджень — це документ, що перетворює фотографії на грошову суму. Без неї експерт оцінює претензію суб’єктивно. З нею ж розрахунок стає арифметичним.

Вкладіть папку з претензією в кожну партію

Претензії втрачаються на причальному майданчику, а не на столі експерта. Зробіть фотографії контейнера, збережіть версію упакувального листа, звірте кількість за діапазоном коробок, внесіть примітки до квитанції про доставку до підпису й повідомте протягом 3 днів. Ці чотири звички займають близько 20 хвилин на кожну партію.

Ми надсилаємо комплект документів із кожним замовленням: упакувальний лист за діапазоном коробок, фотографії завантаження та звіт про інспекцію з посиланням на AQL; файли названі так, щоб вони сортувалися в тому порядку, який потрібен для подання претензії. Покупці, які вже подавали до нас претензію хоча б раз, зазвичай вимагають цей комплект за назвою у наступному замовленні.

Повідомте нам свій порт призначення, конфігурацію коробок та те, чи у вас є страхування вантажу. Ми підтвердимо, що охоплює наш пакет документів, що має додати ваш експедитор і де розташований стелюшка відповідальності щодо вартості вашого рахунку-фактури, щоб розрив був відомий до завантаження контейнера, а не після його прибуття пошкодженим.

Зв’яжіться з [email protected] або відвідайте www.tianqinbag.com щоб замовити зразки, отримати цінову пропозицію від заводу або розпочати проект OEM/ODM із компанією Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd. Виготовлення зразків триває 7–15 робочих днів, а пакет документів цінується разом із замовленням. Сімнадцять років виробництва сумок у Цюньчжоу, експорт у понад 50 країн, звіти про випробування SGS надаються за запитом.