Valuta en geldigheid van offertes in zakkeninkoopcontracten

Het offerte is gedateerd op 12 april en bedraagt 8,60 USD FOB Xiamen, met een geldigheid van 30 dagen. De inkooporder komt binnen op 5 september. Tussen deze twee data is de RMB gewijzigd, de stoffenfabriek heeft tweemaal opnieuw geprijsd en de fabriek die oorspronkelijk 8,60 had genoemd, vraagt nu 9,35. Iemand moet het verschil van 0,75 per zak absorberen. Deze kwestie wordt beslecht op basis van wat in de offerte over de valuta staat, niet op basis van goedwilligheid van één van beide partijen.

Waar een geldigheidsperiode werkelijk op betrekking heeft

Een geldigheidsperiode is een toezegging over twee verschillende zaken, maar de meeste offertes bedoelen alleen de eerste. Ze belooft een wisselkoers én prijzen voor grondstoffen. Wanneer een offerte spreekt van 30 dagen en de koper dit leest als een vaste prijs voor een heel seizoen, blijkt het verschil pas bij de inkooporder.

Onze kostenbasis is in RMB. Stof, band, schuim, draad en arbeid worden allemaal in RMB betaald. Ritsen, sommige hardwareonderdelen en een paar coatings worden ingevoerd of geprijsd tegen USD. Bij een tas als onze 25-liter laptoprugzak ligt ongeveer 85 procent van de kosten in RMB en is 15 procent blootgesteld aan de dollar vanuit de andere richting. De omzet is 100 procent in USD. Dat is een echte structurele blootstelling, geen onderhandelingspositie.

Fabrieken hanteren dit op één van drie manieren: kort geldigheidsduur opgeven, lang geldigheidsduur opgeven met een in de prijs ingebouwde hedge, of lang geldigheidsduur opgeven en hopen. De derde manier is gebruikelijk en daarom verdwijnen offertes soms plotseling.

Er zit nog een extra laag onder. Als uw inkooporder in EUR is en onze kostenbasis in RMB, vinden er twee valutatransacties plaats in de keten, en de meest pijnlijke is meestal niet degene waarop u let. Wij berekenen onze EUR-offertes op basis van de USD-kruiskoers, dus een koper in EUR neemt beide koersbewegingen tegelijk over en merkt dat meestal pas wanneer de koersentabel wordt geproduceerd.

De omvang van de blootstelling in reële cijfers

Plaats een bestelling van 5.000 eenheden tegen 9,20 USD, wat neerkomt op 46.000 USD aan omzet en, met onze brutomarge van 15,8 procent, ongeveer 7.270 USD aan brutowinst.

Een appreciatie van de RMB met 2 procent, van 7,10 naar 6,96, kost ongeveer 920 USD, wat 12,6 procent van de brutomarge is.

Een beweging van 4 procent kost 1.840 USD, ofwel 25 procent van de brutomarge.

Een beweging van 6 procent kost 2.760 USD, ofwel 38 procent van de brutomarge.

Dat is precies waarom geldigheidsperioden bestaan. Een valutabeweging die in het nieuws klein lijkt, vernietigt een derde van de winst op een bestelling — en dat gebeurt nadat de prijs is vastgesteld en de goederen al zijn geproduceerd.

Voor context: de RMB noteerde begin 2022 rond 6,35 per dollar en in de herfst rond 7,25 — een beweging van 14 procent in ongeveer acht maanden. Gedurende 2023 en 2024 bleef de koers grotendeels tussen 7,05 en 7,35. Een venster van 30 dagen in een rustig jaar en een venster van 30 dagen in 2022 zijn niet hetzelfde instrument.

Hoe een fabriek dat risico prijst, is gemakkelijker te zien dan kopers verwachten. Een marge van 3 procent toevoegen aan een prijs van 9,20 per stuk bedraagt 0,28 per eenheid, wat neerkomt op ongeveer 3.750 USD bij een bestelling van 5.000 eenheden. Sommige kopers verkiezen de marge eenmalig te betalen in plaats van later ruzie te krijgen. Anderen verkiezen het risico te dragen en de 0,28 te behouden. Beide keuzes zijn rationeel, maar de beslissing ligt bij de koper en moet duidelijk zichtbaar zijn op het offerteformulier, niet verborgen in de marge-regel.

Redelijke geldigheidsduur per kostenpost

Verschillende inputfactoren wijzigen met verschillende snelheden, en één geldigheidsduur voor allemaal is een gemiddelde van dingen die niet bij elkaar horen.

Buitenvoer- en voeringstof: 15 dagen vast, omdat wevers snel nieuwe prijzen vaststellen voor garens en coating

PU-coating en EVA-schuim: 15 dagen, afgestemd op olieafgeleiden

Zinklegering onderdelen en metalen ritsen: 30 dagen, afgestemd op de LME-zinkprijs

Arbeid en overhead: 90 dagen, of één cyclus van minimumloonherziening

Verpakking en bedrukking: 30 dagen

Gemengd: 30 dagen is een redelijke geldigheidsperiode voor een offerte op een tas van standaardmaterialen. 60 dagen is ruimhartig en omvat meestal een kleine marge in de prijs. 90 dagen bij een eerste bestelling met een op maat geverfd weefsel is een belofte die de fabriek niet kan nakomen; kopers moeten dit lezen als een waarschuwing, niet als een voordeel.

De praktische beperking aan onze kant: wij kunnen niet hedgen zoals een bank dat kan. Wij kopen geen valutatermijncontracten tegen een enkele inkooporder, omdat de premie dan zou worden toegevoegd aan uw prijs voor een kostenpost die mogelijk nooit zal ontstaan. Wat wij wel kunnen doen, is eerlijk een korte termijn opgeven en deze vervolgens met bewijs aanpassen.

De clausule waar beide partijen mee kunnen leven

Vermeld de valuta in zes delen in het contract, en het geschil bij de inkooporder verdwijnt.

Geef de basiswisselkoers en haar bron aan, bijvoorbeeld de centrale pariteitskoers die op de datum van de offerte wordt gepubliceerd

Stel een band in van plus of min 2 procent, binnen welke grens geen partij de prijs mag aanpassen

Buiten die band wordt de koersverandering voor 50/50 verdeeld, in plaats van volledig ten laste van één partij te worden gelegd

Noem het bewijs: de gepubliceerde centrale pariteitskoers op de factuurdatum, afgedrukt op de factuur

Beperk de totale aanpassing tot 5 procent van de eenheidsprijs, zodat geen van beide partijen wordt uitgewist door een extreme koersbeweging

Houd het symmetrisch, zodat de koper ook profiteert wanneer de valuta in de andere richting beweegt

Dat laatste punt is wat kopers vergeten op te eisen en waar ze later spijt van krijgen. Een clausule die uitsluitend ten gunste van de fabriek werkt, is geen valutaclausule, maar een prijsverhoging met papierwerk.

Een grondstofclausule hoort daarbij. Stof moet na 30 dagen opnieuw kunnen worden aangevraagd met een prijsbrief van de wever erbij. Zonder die brief moet de fabriek ofwel een coatingprijsverhoging absorberen of stiekem een lagere kwaliteit gebruiken voor de bulkproductie. We hebben beide gevallen gezien, en het tweede is voor iedereen erger.

Wanneer er geen clausule bestaat, hangt het resultaat af van onderhandelingskracht in plaats van van feiten. De koper houdt de inkooporder (PO) en de fabriek houdt de goederen, en wat volgt is een korting die niemand tevredenstelt en de volgende onderhandelingsronde schaadt. Wij zagen een order van 40.000 USD uitkomen op een splitsing van 2.400 USD, die geen van beide partijen kon rechtvaardigen op basis van een gepubliceerde tarieftabel. Twee uur redactiewerk in april zou het geschil volledig hebben voorkomen.

Controleer de kop- en voettekst van het offerteformulier

Het grootste risico ligt buiten de prijstabel. Lees deze regels voordat u de offerte archiveert.

Geldigheidsduur in dagen en de exacte vervaldatum, niet alleen de datum van uitgifte

Valuta van de offerte en valuta van de inkooporder (PO), en wie de wisselkoersomrekening draagt

Basiswisselkoers, indien er een aanpassingsclausule bestaat

Of de prijs vaststaat na afloop van de geldigheidsperiode of onderhevig is aan herziening op basis van grondstoffenprijzen

Betalingsvoorwaarden, aangezien een kredietlijn van 60 dagen op zichzelf al een valutapositie vormt

Welke kostenposten zijn uitgesloten van elke indexclausule

Trigger voor heronderhandeling en de opzegtermijn die beide partijen moeten inachtnemen

De vraag die kopers ons het vaakst stellen, is waarom een offerte niet gewoon zes maanden geldig kan blijven. Omdat onze stoffenleverancier ons geen termijn van zes maanden biedt, en een fabriek die dat wel belooft, het risico al in de prijs verwerkt in plaats van er open over te communiceren.

Vraag eerst om de clausule, voordat u om de prijs vraagt

Stuur ons uw bestelomvang en uw inkooporder-tijdschema. Wij laten u weten welke geldigheidsduur wij kunnen garanderen, wat het basis tarief achter de offerte is, en of de bestelling al dan niet een valutaclausule vereist – wat bij bestellingen met verzending binnen 45 dagen meestal niet het geval is.

Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd heeft 17 jaar productie-ervaring op haar naam staan en exporteert naar meer dan 50 landen, dus wij formuleren deze clausules elke maand in meerdere valuta’s. Onze monsterperiode bedraagt 7–15 werkdagen, en een offerte die wordt uitgegeven na goedkeuring van een monster vermeldt geldigheidsduur en basis tarief op dezelfde pagina.

E-mail [email protected] of bezoek www.tianqinbag.com met uw hoeveelheid, uw verzendperiode en de valuta waarin u betaalt. Wij geven de voorkeur aan het nu afspreken van de prijsmechanismen in plaats van een vaste prijs te moeten heronderhandelen in een slechte maand.