Valuta och giltighetstid för citat i kontrakt för väskimport

Offerten är daterad 12 april till 8,60 USD FOB Xiamen och anger en giltighetstid på 30 dagar. Köporder kommer den 5 september. Mellan dessa två datum har RMB växlat, tygfabriken har justerat priset två gånger, och fabriken som ursprungligen angav 8,60 kräver nu 9,35. Någon måste absorbera skillnaden på 0,75 per påse. Den här diskussionen avgörs av vad offerten säger om valuta, inte av god vilja från någondera parten.

Vad ett giltighetsfönster egentligen täcker

En giltighetstid är ett löfte om två olika saker, men de flesta offerterna avser endast den första. Den lovar en valutakurs och den lovar råmaterialpriser. När en offert anger 30 dagar och köparen tolkar det som ett fast pris för en hel säsong blir missmatchet synligt vid köporderskedet.

Våra kostnader är i RMB. Tyg, remmar, skum, tråd och arbetsinsats betalas alla i RMB. Dragkedjor, vissa metallkomponenter och några beläggningar importeras eller prissätts i USD. Så för en väska som vår 25-liters laptopryggsäck utgör cirka 85 procent av kostnaden RMB och 15 procent är dollarrelaterad från andra hållet. Intäkterna är 100 procent i USD. Det är en verklig strukturell valutakänslighet, inte en förhandlingsposition.

Fabrikerna hanterar detta på ett av tre sätt: de ger ett citat med kort giltighetstid, ett citat med lång giltighetstid där en valutahedge ingår i priset, eller ett citat med lång giltighetstid och hoppas på det bästa. Det tredje är vanligt, och därför försvinner citat ibland.

Det finns ytterligare ett lager under ytan. Om er inköpsorder är i EUR medan vår kostnadsbas är i RMB sker två valutaväxlingar i kedjan, och den som gör mest ont är oftast inte den ni följer. Vi beräknar våra EUR-citat utifrån USD-kurserna, så en köpare i EUR får både kursförändringarna samtidigt och upptäcker det oftast först när kurslistan skapas.

Storleken på valutakänsligheten i verkliga siffror

Ta ett order på 5 000 enheter till 9,20 USD, vilket motsvarar en intäkt på 46 000 USD och, med vår bruttomarginal på 15,8 procent, en bruttovinst på cirka 7 270 USD.

En appreciering av RMB med 2 procent, från 7,10 till 6,96, kostar cirka 920 USD, vilket motsvarar 12,6 procent av bruttomarginalen.

En förändring med 4 procent kostar 1 840 USD, eller 25 procent av bruttomarginalen.

En förändring med 6 procent kostar 2 760 USD, eller 38 procent av bruttomarginalen.

Det är anledningen till att giltighetstider finns. En valutaförändring som verkar liten i rubrikerna tar bort en tredjedel av vinsten på en beställning – och det sker efter att priset är fastställt och varorna redan är tillverkade.

För att ge perspektiv: RMB handlades nära 6,35 mot USD i början av 2022 och nära 7,25 hösten samma år – en förändring med 14 procent på ungefär åtta månader. Under 2023 och 2024 låg den främst mellan 7,05 och 7,35. Ett 30-dagarsfönster under ett lugnt år och ett 30-dagarsfönster under 2022 är inte samma instrument.

Hur en fabrik prissätter den risken är lättare att se än vad köpare förväntar sig. Att lägga till en marginal på 3 procent till en påse som kostar 9,20 USD blir 0,28 USD per enhet, vilket motsvarar cirka 3 750 USD för en beställning på 5 000 enheter. Vissa köpare föredrar att betala marginalen en gång istället för att diskutera senare. Andra föredrar att behålla risken och behålla de 0,28 USD. Båda alternativen är rationella, men valet tillhör köparen och bör synas tydligt i offerten snarare än döljas i marginalraden.

Rättmätig giltighet per kostnadslinje

Olika ingående faktorer förändras med olika hastighet, och ett enda giltighetsnummer för alla dem är ett genomsnitt av saker som inte hör ihop.

Ytmaterial och fodring: 15 dagar fast pris, eftersom vävstolar justerar sina priser snabbt baserat på garn och beläggning

PU-beläggning och EVA-skum: 15 dagar, följer oljederivat

Zinklegerad metallbeslag och metalldragkedjor: 30 dagar, följer LME-zink

Arbetskraft och indirekta kostnader: 90 dagar, eller en cykel för minimilönsgranskning

Förpackning och tryck: 30 dagar

Bländad, 30 dagar är en rimlig giltighetstid för ett citat på en väska av standardmaterial. 60 dagar är generöst och innebär vanligtvis en liten marginal i priset. 90 dagar för en första beställning med ett anpassat färgat tyg är ett löfte som fabriken inte kan uppfylla, och köpare bör tolka det som en varning snarare än en fördel.

Den praktiska begränsningen på vår sida: vi kan inte hedga på samma sätt som en bank kan. Vi köper inte valutaförväxlar mot en enskild inköpsorder, eftersom premien skulle läggas till ditt pris för en kostnad som kanske aldrig uppstår. Vad vi däremot kan göra är att ange ett kort tidsfönster ärligt och justera med stöd av bevis.

Klausulen som båda parter kan leva med

Ange valutan i kontraktet i sex delar, så försvinner diskussionen vid PO-stadiet.

Ange den grundläggande kursen och dess källa, till exempel den centrala paritetskursen som publicerades på citatdatumet

Ange en bandbredd på plus eller minus 2 procent, inom vilken ingen av parterna får justera priset

Utanför bandbredden delas kursförändringen 50/50 istället för att hela belastningen läggs på en part

Namnge beviset: den offentliggjorda centrala paritetsnoteringen på fakturadatumet, tryckt tillsammans med fakturan

Begränsa den totala justeringen till 5 procent av enhetspriset, så att ingen av parterna drabbas hårt av en extrem kursrörelse

Håll den symmetrisk, så att köparen också får fördelen när valutan rör sig åt andra hållet

Den sista punkten är den som köpare glömmer att begära – och sedan ångrar. En klausul som endast gynnar fabriken är inte en valutaklausul, utan ett prishöjningsskäl med pappersarbete.

En råmaterialklausul bör placeras bredvid den. Tyget bör kunna omräknas efter 30 dagar med ett märkesprisbrev bifogat. Utan detta måste fabriken antingen absorbera en höjning av beläggningskostnaden eller tyst ersätta med en lägre kvalitet i storleksproduktionen. Vi har sett båda fallen, och det senare är värre för alla.

När ingen klausul finns, beror resultatet på hävstång snarare än på fakta. Köparen har PO och fabriken har varorna, och det som följer är en rabatt som inte tillfredsställer någon och skadar nästa omgång av förhandlingar. Vi såg en order på 40 000 USD avvecklas till en split på 2400 USD som ingen av parterna kunde motivera utifrån en publicerad kurstabell. Två timmars skrivande i april skulle ha avlägsnat argumentet helt.

Kontrollera citathuvudet och fotnoten

Den största risken ligger utanför pristabellerna. Läs igenom dessa rader innan du skriver in citatet.

Gäldelseperiod i dagar och exakt utgångsdatum, inte bara utfärdandedatum

Valuta för priset och valuta för PO och omräkning

Basväxelkurs om någon justeringsklausul finns

Om priset är fast över giltighetstid eller om det är föremål för en grovmaterialöversyn

Betalningsvillkor, eftersom en kreditlinje på 60 dagar i sig är en valutaposition

Vilka kostnadslinjer som är undantagna från indexklausul

Utlösande faktor för omförhandling och uppsägningstid som båda parter måste ange

Frågan köpare ställer oss oftast är varför ett citat inte enkelt kan gälla i sex månader. Det beror på att vår tyllleverantör inte ger oss sex månader, och en fabrik som lovar det inkluderar risken i priset istället for att diskutera den.

Begär klausulen innan du begär priset

Skicka oss din beställningsstorlek och ditt PO-tidsschema. Vi kommer att informera dig om giltighetstiden vi kan garantera, grundpriset bakom citatet och om beställningen behöver en valutaklausul alls – vilket den vanligtvis inte gör för beställningar med leverans inom 45 dagar.

Quanzhou Tianqin Bags Co., Ltd har 17 år av tillverknings erfarenhet och exporterar till mer än 50 länder, så vi skriver dessa klausuler i flera valutor varje månad. Vårt provtagningsfönster är 7–15 arbetsdagar, och ett citat som utfärdas efter godkänt prov inkluderar både giltighetstid och grundpris på samma sida.

E-posta [email protected] eller besök www.tianqinbag.com med er mängd, ert leveransfönster och valutan ni betalar med. Vi föredrar att komma överens om mekaniken redan nu snarare än att förhandla om ett fast pris under en dålig månad.